Имеет ли начальник право смотреть расчетный лист сотрудника?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Могут ли начальники подразделений выдавать расчетные листки сотрудникам?
Как это можно оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом. Если в таком локальном акте в перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, будет указана должность начальника подразделения, то он может выдавать расчетные листки работникам этого подразделения.

Обоснование вывода:
Как следует из части первой ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Из части второй ст. 136 ТК РФ следует, что письменное извещение работника должно производиться посредством выдачи расчетного листка.
В свою очередь, порядок выдачи расчетных листов трудовым законодательством детально не регламентирован. Не конкретизирован законодательством и документ, в котором обозначенный порядок должен содержаться. По мнению Роструда, порядок выдачи расчетных листов может быть закреплен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка (письмо от 18.03.2010 N 739-6-1). Минтруд, в свою очередь, полагает, что такой порядок может быть предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте (письмо от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).
Отметим, что расчетный листок содержит персональные данные работника, которыми является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”).
Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом они должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Кроме того, работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами*(1).
Из статей 86-88 ТК РФ следует необходимость принятия работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок обработки персональных данных работников. Таким локальным актом может быть положение о персональных данных, в котором необходимо указать лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, порядок обработки этих сведений, защиты и т.д.
Следовательно, если в таком положении среди лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, будет указана должность начальника подразделения, то он также может выдавать расчетные листки работникам своего отдела.
Таким образом, считаем, что работодатель в локальном нормативном акте вправе установить, что выдача расчетных листков работникам осуществляется начальником подразделения, в котором они работают. Аналогичные разъяснения содержат и консультации специалистов Роструда (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с Информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”). С локальным нормативным актом, устанавливающим такой порядок выдачи расчетных листов, необходимо ознакомить всех работников организации (часть вторая ст. 22 ТК РФ).
Отметим, что в силу ст. 88 ТК РФ работодателю необходимо предупредить лиц, получающих персональные данные сотрудников, о том, что они могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от данных лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Поэтому сотрудники, ответственные за обработку данных персональных работников, в обязательном порядке должны быть ознакомлены с локальным актом, устанавливающим порядок хранения и использования персональных данных. Работник, ознакомившийся с этим локальным актом под подпись и нарушивший режим конфиденциальности сведений о персональных данных работников, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ)*(2).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Более подробно об этом смотрите ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ на Вопрос: Обязан ли работодатель требовать от работников письменное согласие на обработку персональных данных, в том числе при заключении трудового договора? Необходимо ли брать данное согласие с работников, трудовой договор с которыми заключен до вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”? Существуют ли установленные перечни объемов обрабатываемых работодателем персональных данных, которые нельзя превышать?
*(2) Смотрите также материалы:
– Статья “Организуем работу с персональными данными сотрудников” (журнал “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, N 2, февраль 2015);
– Вопрос: В организации локальные нормативные акты предусматривают заключение договора о конфиденциальности с работниками. С каждым работником организации заключается отдельный договор (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации, к которой относятся коммерческая тайна и персональные данные работников. В каких случаях можно расторгнуть трудовой договор с работником в случае нарушения указанного договора? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2017 г.);
– Вопрос: В целях соблюдения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” работодателем (медицинское учреждение) работнику, который имеет доступ к персональным данным граждан (пациентов), было предложено подписать обязательство (соглашение) о соблюдении конфиденциальности персональных данных. Работник отказался подписать данное обязательство. Какие меры воздействия может применить работодатель, учитывая то, что работника невозможно перевести на другую работу, исключающую доступ к персональным данным? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2011 г.).

Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы

Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.

Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Обязан ли работодатель выдавать, согласно Трудового кодекса?

Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.

В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.

Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:

все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
иные начисления и компенсации;
размеры и причины удержаний из заработной платы;
общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.

Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

на бумаге под роспись лично в руки;
в электронном виде на почту;
в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Срок предоставления по законодательству

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

В большинстве случаев работодателями уведомление о зарплате выдается на руки работникам при выплате полного заработка за месяц.

Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

Главное, чтобы порядок выдачи расчетных листков был донесен до ведома сотрудников и был официально утвержден локальными актами и приказом.

Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам?

Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников.

Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных.

Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом.

Так как в расчетном листке имеется информация о сотруднике (его фамилия, имя или табельный номер), а также данные о его заработке, то выдавать его следует на руки самому сотруднику.

Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие.

Срок хранения

Нужно ли по закону хранить в организации листы со сведения о составляющих частях заработной платы сотрудников?

Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 расчетные листки хранятся при условии контрольных проверок пять лет, а при отсутствии лицевых счетов 75 лет.

При этом действующее законодательство не предусматривает надобности хранения копий расчетных листков.

Для предоставления инспекторам уведомления о зарплате следует создавать в двух экземплярах, и второй из них работодатель оставляет себе.

Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.

Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.

Работнику в таком случае следует обратиться в бухгалтерию своей организации с просьбой выдать расчетные листы, которая обязана это сделать.

Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.

Ответственность и штрафы за невыдачу

В случае установления факта не выполнения статьи 136 ТК РФ в части выдачи листков, а именно отсутствие письменных уведомлений работников о начислении им заработной платы, надбавок и удержаний на организацию будут наложены денежные штрафы.

Согласно Кодексу административных правонарушений за подобное нарушение грозит:

должностным лицам штраф от 1000 до 5000 рублей;
предпринимателям штраф от 1000 до 5000 рублей;
юридическим лицам штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае вторичного правонарушения сумма штрафа увеличивается должностным лицам до 10 000 рублей, юридическим до 70 000 рублей.

Полезное видео

О порядке и правилах выдачи расчетного листка в бумажном и электронном виде, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

В заключение стоит отметить, что согласно действующему трудовому законодательству работодатель обязан оповещать работников о начислении им заработной платы с указанием всех составляющих зарплаты с надбавками и удержанными суммами.

Сделать это можно как в письменном бумажном виде, так и переслав по электронной почте. В случае невыполнения предписаний Трудового кодекса работодатель будет привлечен к административной ответственности с последующими штрафными санкциями.

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Имеет ли начальник право смотреть расчетный лист сотрудника?

В настоящее время довольно актуальной в трудовых отношениях является тема соблюдения режима секретности (конфиденциальности). Любая конфиденциальная информация, несомненно, относится к информации ограниченного доступа. Правовой режим последней в нормативно-правовых актах недостаточно определен1.

Как отмечает С.Н. Шевердяев2, считается, что типология конфиденциальной информации была установлена Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. Указа от 23 сентября 2005 г. N 1111)3. Данным указом было определено шесть типов конфиденциальной информации, которые в сокращенном виде могут быть представлены следующим образом: тайна частной жизни, тайна судопроизводства, служебная тайна, профессиональная тайна, коммерческая тайна, изобретательская тайна.

В нормативных актах страны упоминается более 30 видов тайн, соответственно, классификация, приведенная в Указе Президента РФ не полная. Кроме того, к недостаткам упомянутого указа относят и то, что не проводится разграничения персональных данных и тайны частной жизни.

В настоящее время актуальность темы информации в целом и информации ограниченного доступа в частности, можно подтвердить и тем обстоятельством, что летом 2006 года были приняты несколько законов, посвященных указанным вопросам. Так, 27.07.2006 были подписаны: Федеральный закон N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»4 и Федеральный закон № 150-ФЗ «О персональных данных»5. В последнем под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация6. 17 ноября 2007 г. в целях реализации конституционного права граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну было приятно Постановление Правительства РФ от N 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных». В нем были установлены требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке с использованием средств автоматизации.

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Е. Степанов выделяет субъектов персональных данных, держателей персональных данных и пользователей таких данных7. Субъектами персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории России, к личности которых относятся соответствующие персональные данные. Держатели персональных данных – органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, осуществляющие владение и пользование этими данными. Пользователями персональных данных могут быть органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, обращающиеся к держателю данных за получением необходимых им персональных данных и пользования ими без права передачи.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, передача, уничтожение, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

Работа с персональными данными должна осуществляться только в целях, по перечням и в сроки, которые необходимы для выполнения задач соответствующего держателя или пользователя персональных данных, и устанавливается действующим законодательством, лицензией или договором.

Субъект персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе за исключением случаев, предусмотренных законодательством. В свою очередь, субъект имеет право на доступ к персональным данным, относящимся к его личности, и получение сведений о наличии этих данных и самих данных. При наличии оснований, подтвержденных соответствующими документами, субъект персональных данных вправе требовать от держателя эти данных внесения в них изменений и дополнений. С другой стороны, субъект обязан сообщить держателю об изменении тех или иных персональных данных.
Е. Степанов относит персональные данные к сфере негосударственной тайны – служебной или профессиональной.

Безопасность персональных данных должна достигаться путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иные несанкционированные действия.

Учитывая, что в современной правовой базе Российской Федерации дефиниция «режим секретности (конфиденциальности)» отсутствует, для более четкого уяснения этого понятия, отражающего существенные признаки данного явления Ю.И. Коваленко предлагает воспользоваться понятием «режим коммерческой тайны», которое используется в законодательстве Российской Федерации8.

В статье 3 Федерального закона «О коммерческой тайне» установлено, что режим коммерческой тайны – правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности. Ю.И. Коваленко делает следующий вывод: в интересах обеспечения режима секретности (конфиденциальности) персональных данных в каждой организации необходимо установить общий правовой режим в отношении информации персонального характера.

Трудовой кодекс РФ устанавливает гарантии работникам в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя. В статье 88 Трудового кодекса РФ содержится перечень правил для работодателя при передаче персональных данных работника9. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Следовательно, в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных и ознакомить с ним под роспись сотрудников, работающих с персональными данными.

Положение о конфиденциальности персональных данных в организации – это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 Трудового кодекса Российской Федерации. Данный документ должен обеспечивать, прежде всего, защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных.

Защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

Частью 8 статьи 86 Трудового кодекса установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Даже если Положения о конфиденциальности в организации нет, то работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Такое предупреждение должно быть сделано в письменной форме.

Указанное требование закона соблюдается в большинстве организаций, работники кадровых служб, финансовых отделов предупреждаются о необходимости соблюдать режим секретости. В тоже время, следует указать, что на практике обозначилась проблема, когда персональные данные становятся известны не только сотрудникам указанных подразделений, надлежащим образом предупрежденным о режиме секретности.

Имеются в виду ситуации, когда в достаточно крупных организациях расчетные листки выдаются руководителям подразделений (отделов, служб и пр.), иным лицам, которые раздают их своим сотрудникам и коллегам. Такие лица, как правило, не предупреждаются о необходимости соблюдать тайну персональных данных.

Подобного рода нарушения трудового законодательства можно устранить, например, путем выдачи расчетных листков непосредственно в кассе организации самому работнику, получающему зарплату (выплаты). Однако данная проблема в настоящее время трансформировалась в иную. Имеется в виду тот случай, когда заработная плата перечисляется «на карточку», однако расчетные листки выдает работникам не сотрудник бухгалтерии, а руководитель подразделения или бывший «раздатчик заработной платы» в каждом подразделении.

Здесь следует указать, что при перечислении заработной платы на пластиковые карточки выдавать расчетные листки работодатель также обязан, как и при выдаче наличных денег через кассу предприятия. Трудовой кодекс для такого случая никаких исключений не предусматривает. Поэтому в день выдачи зарплаты, то есть в день, когда деньги перечисляются на банковские карты, необходимо выдать работникам расчетные листки.

Является ли положение, когда листки работникам передаются через их начальников, иных сотрудников, существующее во многих организациях, нарушением норм ТК РФ? Для ответа на этот вопрос следует определить, содержит ли расчетный листок сведения о персональных данных работника.

Расчетный листок представляет собой выписку из ведомости об оплате труда. Это документ, который работник должен получать при выдаче ему заработной платы. Расчетный листок должен выдаваться не реже чем раз в месяц, при произведении окончательного расчета по итогам работы за месяц.

Помимо общей суммы заработной платы за отработанное время в листке указывается: название предприятия, табельный номер, период выдачи заработной платы, величина различных взносов, удержаний, сумма к выдаче. Даже если в организации выплачиваются фиксированные оклады без всяких дополнительных выплат, то оформление расчетного листка обязательно.

В статье 136 Трудового кодекса РФ установлено, что «при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате». Чтобы выполнить это требование кодекса, бухгалтерия организации при выдаче зарплаты должна оформлять каждому работнику расчетный листок.

Никаких исключений из этого правила не предусмотрено. За невыдачу расчетных листков организацию может быть привлечена к административной ответственности. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает санкцию в виде административного штрафа в следящих размерах: на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

По соблюдению указанного требования Трудового Кодекса РФ можно привести статистку отдельно взятого субъекта федерации.

В Чувашии в период с 18 сентября по 10 ноября 2006 г. была впервые проведена республиканская тематическая проверка соблюдения трудового законодательства в образовательных учреждениях, расположенных в Чувашской Республике, по теме «Соблюдение требований ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации при выплате заработной платы работникам образовательных учреждений». Проверкой было охвачено 153 образовательных учреждения из них: дошкольного образования – 35, общего образования – 112, дополнительного образования – 610. Целью проверки явилось определение сложившейся в республике практики по соблюдению требований ст. 136 ТК РФ об обязанности работодателя ежемесячно письменно извещать работников о составных частях его заработной платы, размерах и основаниях удержаний, сумме, подлежащей выплате, а также использования расчетных листков в образовательных учреждениях. Одновременно – выяснения вопроса о выполнении требований своевременной выплаты заработной платы, в том числе отпускных, и других условий по порядку и месту выдачи заработной платы работникам.

Анализ результатов проверки показывает следующее. Из 153 образовательных учреждений расчетные листки применялись в 89, что составляет 58,17 % от общего числа проверенных организаций. При этом в некоторых образовательных учреждениях расчетные листки не выдавались вообще.

Кроме того, описываемой же проверкой было обнаружено, что во всех образовательных учреждениях, использующих расчетные листки, нарушен порядок утверждения формы расчетного листка (нет приказа руководителя с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) и не указаны все составные части заработной платы работника (ставка, доплаты, надбавки, другие выплаты).

Совершению подобных правонарушений способствует то, что официальной единой формы расчетного листка нет, каждая организация должна сама разработать и утвердить свой бланк. При этом нужно учесть и мнение представительного органа работников (профсоюза) – таково требование статьи 136 Трудового кодекса РФ. Если же в организации профсоюза нет, для утверждения бланка расчетного листка достаточно распоряжения руководителя. Таким образом, расчетному листку придается сила локального нормативного акта, что служит дополнительной гарантией прав работников.

Коль скоро в расчетном листке отражаются все доходы лица, т.е. все виды выплат, а также удержания (в том числе и сведения об исполнении исполнительных документов, выплате алиментов, налоговых вычетах и пр.), то следует считать, что расчетный литок содержит персональные данные.

При этом в нем нельзя объединить несколько видов выплат одним наименованием. Скажем, работник в данном месяце получил деньги за сверхурочные и за работу в выходные дни. В таких случаях нельзя указанные выплаты в расчетном листке объединить под одним названием, например «переработка». Дело в том, что статья 136 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя в письменной форме извещать каждого работника обо всех составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. Поэтому в расчетном листке должна присутствовать детальная информация обо всех видах выплат, входящих в состав зарплаты. Таким образом, выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности) является нарушением требований Трудового Кодекса РФ, и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.

Решение описанной проблемы возможно несколькими путями. Во-первых, можно всех работников организации адресовать в бухгалтерию для получения расчетных листков, что является очень не удобным для сотрудников бухгалтерии, отнимет время и у самих работников (речь идет о больших организациях, состоящих из многих подразделений, расположенных, как правило, в различных местах населенного пункта). Кроме того, следует отметить, что заработная плата должна выплачиваться в месте выполнения работы. Это правило установлено в целях создания наиболее удобных для работника условий: он не должен тратить свое свободное время и совершать поездки для того, чтобы получить заработную плату в центральном офисе организации, централизованной бухгалтерии и т.п. Соответственно, и расчетные листки необходимо выдавать в месте выполнения работы.

Место выполнения работы (в т.ч. конкретное рабочее место, удаленное от места расположения организации) определяется правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами либо трудовым договором. Во-вторых, можно в письменной форме предупредить работника, выдающего листки в подразделении о необходимости соблюдения режима секретности, что повлечет за собой увеличение бумаг и, соответственно, некую волокиту.

В-третьих, можно направлять расчетные листки работнику иными способами, в частности, по электронной почте, либо через мобильные телефоны. Последнее предложение может вызвать отрицательную реакцию работодателей. Однако с уверенностью можно говорить о том, что при дальнейшем развитии таких явлений как электронный документооборот, смс-банкинг и т.п. будущее электронных расчетных листков не так уж и далеко.

Подобные предложения уже есть на рынке. Компании, работающие в области аутсорсинга бизнес-процессов, специализирующиеся на предоставлении услуг расчета заработной платы, ведения бухгалтерии и кадрового администрирования для организаций различного масштаба, организационно-правовых форм и структуры, активно внедряют аутсорсинг бизнес-процессов как вид услуг на рынке России и СНГ.

Предлагаются уникальные мультиюрисдикционные решения в области расчета заработной платы. Данные решение позволяют рассчитывать заработную плату для сотрудников клиентов по всему миру в соответствии с законодательством стран, в которых расположены офисы, на единой программной платформе.

Например, Компания InterComp предлагает доставку расчетных листков через систему Slipstream11. Это эффективный инструмент работы с расчетными листками сотрудников. При помощи новой технологии сотрудники получат доступ к просмотру и печати электронных версий своих расчетных листков с использованием уникального пароля доступа, который известен только сотруднику компании.

Преимущества подобных услуг заключаются в следующем:

доставка расчетных листков в электронной форме через защищенный канал Интернет;
повышение конфиденциальности зарплатной информации сотрудников клиента;
снижение издержек на доставку расчетных листков;
хранение и доступ к архиву расчетных листков;
печать расчетных листков сотрудниками компании в режиме on-line;
доступность услуги для сотрудников клиента 24 часа в день, 7 дней в неделю;
поддержка сервера хранения данных и электронного архива расчетных листков на стороне компании.

При этом технические требования для оказания услуги не высоки: требуется лишь компьютер с установленным Microsoft Internet Explorer, адрес электронной почты и средство доступа к ней, доступ в Интернет по протоколу HTTPS.

Расчетный листок – документ, необходимый любому работодателю

Трудовой кодекс обязывает каждого работодателя выдачу заработной платы сопровождать расчетными листками. Однако не все работодатели соблюдают данное требование. Обязателен ли расчетный листок? Как он должен выглядеть? Как утвердить его форму? Какая ответственность ждет работодателя за несоблюдение требований ст. 136 ТК РФ?

На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы в данном материале.

Расчетный лист – право или обязанность?

Заработная плата (оплата труда) – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (ст. 129 ТК РФ). В нее включаются:

– компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);

– стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Статьей 136 ТК РФ установлено, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период. Как видно из формулировки данной нормы, выдача расчетного листка – не право работодателя, а обязанность. Причем исключений из этого правила нет и извещать о составных частях зарплаты необходимо не только основных работников, но и совместителей, и временных сотрудников.

Иногда нам задают вопрос: надо ли выдавать расчетный лист, если зарплата перечисляется работникам на банковские карты? Да, надо. Ведь законодатель не конкретизировал, при каком способе выплаты заработка должны выдаваться расчетные листки, а потому они должны выдаваться в любом случае – хоть при выплате наличными деньгами, хоть при перечислении на банковскую карту, хоть в иной форме, не запрещенной трудовым законодательством.

Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Полагаем, данный порядок может быть принят локальным актом, определяющим форму расчетного листка. Эту позицию поддержал и Роструд в Письме от 18.03.2010 № 739-6-1.

Разрабатываем и утверждаем форму расчетного листка

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»утверждены формы документов, оформлением которых сопровождается выплата заработка: это расчетно-платежная ведомость (Т-49), расчетная ведомость (Т-51), платежная ведомость (Т-53) и журнал регистрации платежных ведомостей (Т-53а). А вот форму расчетного листка не утвердили, поэтому ее каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает для своей организации.

Итак, прежде всего определим, какие сведения точно должны содержаться в листке. Статья 136 ТК РФ обязывает отразить в нем составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период, размер и основания произведенных удержаний, а также общую денежную сумму, подлежащую выплате.

Обратим внимание пользователей информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» на то, что в связи с принятием Федерального закона от 23.04.2012 № 35-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 122 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации» теперь работодатели обязаны в расчетном листке указывать и иные суммы, начисленные работнику: в частности, суммы денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, должны стоять в листке отдельными строками.

К сведению: общий размер всех удержаний при каждой выдаче заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Остановимся подробнее на некоторых аспектах. Какие составные части заработной платы можно выделить? Обратимся к ст. 129 ТК РФ, в соответствии с которой в зарплату помимо фиксированного размера оплаты труда работника (за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени – тарифная ставка, за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц – оклад (должностной оклад)) включаются различные стимулирующие и компенсационные выплаты. К последним можно отнести премии, доплаты за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, надбавки за стаж, перевыполнение нормы и т. п. Кроме этого, если организация вручила работнику, например, новогодний подарок для его ребенка, стоимость этого подарка также необходимо включить в расчетный листок.

К числу удержаний, которые могут быть указаны в расчетном листке, относятся:

– алименты и иные взыскания по исполнительным документам;

– суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;

– неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;

– неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи с командировкой;

– суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок; и пр.

Исходя из этого, работодатель должен определить количество граф и их расположение. При этом помните, что объединять схожие выплаты, например, для упрощения бланка, нельзя. Примерный образец расчетного листка приведем далее.

Перед утверждением формы расчетного листка необходимо запросить мнение представительного органа работников. Для этого работодатель должен направить проект расчетного листка и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников, который направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме не позднее пяти рабочих дней со дня его получения.

Если представительный орган работников не согласен с проектом расчетного листка либо предлагает его усовершенствовать, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с представительным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Обратите внимание: иногда в организации есть профсоюз, но нет представительного органа, или наоборот, или они вообще отсутствуют. Полагаем, что при наличии одного из указанных органов бланк расчетного листка нужно согласовывать именно с ним, поскольку именно он представляет интересы работников. Если же отсутствует и тот, и другой орган, все решения работодатель принимает самостоятельно.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право утвердить расчетный листок в той форме, которую считает нужной. Однако такое решение работодателя может быть обжаловано представительным органом работников в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Кроме этого, возможно возникновение коллективного трудового спора.

Трудовая инспекция обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене утвержденной формы расчетного листка, обязательное для исполнения.

Завершающим этапом процедуры разработки и утверждения расчетного листка является его утверждение. Сделать это можно несколькими способами, например, издать приказ об утверждении и введении в действие формы расчетного листка или же на самой форме проставить гриф утверждения, а затем издать приказ о введении в действие с определенного числа утвержденной формы. Первый вариант удобнее, так как оформляется один приказ и на самом расчетном листке ничего дополнительно проставлять не нужно.

Отметим, что если в утверждении формы расчетного листка участвовал представительный орган работников, об этом необходимо сделать отметку в приказе об утверждении и введении в действие, например: «Мнение представительного органа учтено, протокол от такого-то числа № такой-то».

Порядок извещения работников о выплате заработка

По правилу, установленному ч. 6 ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. В связи с этим возникает вопрос: сколько раз нужно выдавать расчетные листки? Отвечаем. Поскольку работодатель обязан выплатить заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два, ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или подсчет. На практике работодатели не сопровождают выдачу аванса расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц. Однако это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка – известить работника о всех начислениях и удержаниях.

При проведении контрольно-надзорных мероприятий трудовой инспекцией возможен вопрос о выдаче листков. Чтобы узнать ответ, контролеры могут поинтересоваться у работников, но кто-то скажет, что выдавали, а кто-то и не вспомнит. Поэтому лучше всего, чтобы потом не объясняться с проверяющими, каким-то образом фиксировать выдачу листков. Это можно сделать с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. А можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем. Но Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой-либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.

Ответственность работодателя

Расчетные листки просто необходимо формировать и выдавать работникам. Они могут использоваться в качестве доказательств и подтверждать факт перечисления НДФЛ, начисления премий, доплат и иных выплат в пользу работника. В качестве примера приведем Решение Ленинградского областного суда от 04.08.2011 № 7-478/2011, в котором рассматривалась жалоба ОАО «Экотранс» на решение судьи Всеволожского городского суда Ленинградской области по делу об административном правонарушении, предусмотренном ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Государственный инспектор труда признал ОАО «Экотранс» виновным в совершении нарушения законодательства о труде и подверг административному штрафу в размере 30 000 руб. Всеволожским городским судом постановление инспектора оставлено в силе.

Ленинградский областной суд, изучив материалы дела, установил, что ОАО «Экотранс» нарушило ст. 56, 129, 136 ТК РФ : штатное расписание в части установления размера должностного оклада не соответствует трудовому договору от 27.08.2007 № 21-07 и работнику не выплачена премия за декабрь 2010 года, при этом отсутствуют основания (больничный лист, приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания) для лишения работника премии полностью или в части, которые определены в п. 4.7 Положения об оплате труда и материальном стимулировании работников ОАО «Экотранс».

В нарушение ст. 136 ТК РФ обществом не соблюдаются в полном объеме требования об обязанности извещения в письменном виде работника о составных частях его заработной платы, поскольку в расчетных листках работника Т. за ноябрь 2010 года, работников А., Н. за декабрь 2010 года не указаны все составные части заработной платы, а именно не указана отдельной строкой доплата за вредность, установленная приказом генерального директора ОАО «Экотранс».

Факт совершения ОАО «Экотранс» административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, выразившегося в нарушении требований трудового законодательства о начислении и выдаче зарплаты работникам, а именно в невыплате премии за декабрь 2010 года, подтверждается штатным расписанием, положением об оплате труда и материальном стимулировании работников, расчетными листками за декабрь 2010 года. Поэтому жалоба ОАО «Экотранс» не подлежит удовлетворению.

Напомним, что на основании ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде возможно наложение административного штрафа в размере:

– от 1 000 до 5 000 руб. – на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей);

– от 30 000 до 50 000 руб. – на юридические лица.

Кроме этого, в качестве меры административного воздействия может быть выбран не штраф, а приостановление деятельности индивидуального предпринимателя или организации на срок до 90 суток.

Подведем итог

В заключение отметим, что не стоит выдумывать какие-то иные формы уведомления работника о составных частях заработной платы, нежели расчетный листок. Так, некоторые работодатели в связи с введением у себя электронного документооборота практикуют создание электронного каталога, размещаемого в локальной компьютерной сети организации, содержащего список работников, перечень их должностей и суммы выплачиваемой заработной платы. Предполагается, что тем самым выполняются требования ст. 136 ТК РФ. Это ошибка. Информируя таким образом работников, работодатель нарушает не только указанную норму, но и законодательство в области охраны персональных данных – ст. 85, 88 ТК РФ .

Разработайте и утвердите в компании форму расчетного листка и именно его передавайте работникам при выдаче заработной платы. Этим вы убережете себя и свою компанию от штрафов.

Тайны расчетного листка

Зачем организации нужны расчетные листки и как правильно выдавать их работникам

Расчетные листки при выдаче зарплаты зачастую не выдают работникам даже вполне законопослушные организации. Дескать, оплата труда белая, выплачиваем вовремя — к чему лишний раз бумагу переводить? Попросит работник — так мы ему сразу листок и распечатаем. А некоторые работодатели, чего греха таить, и вовсе не знают о том, что у них есть такая обязанность.

Поэтому сегодня мы будем разбираться, что такое расчетный листок и зачем он нужен организации и работнику.

Зачем работнику расчетный листок

Цель выдачи расчетного листка — проинформировать работника о том, из чего складывается очередная полученная им сумма зарплаты. Ведь общую величину мы узнаем и так, при получении денег у кассира или когда они «прилетят» на карту. А вот что за что — не всегда понятно.

Можно предположить, что часть работодателей избегает выдачи расчетных листков намеренно, дабы избежать «ненужных» вопросов. Изучит работник свой листок и начнет интересоваться: где оплата за сверхурочные, почему премия стала меньше и т. д.

Почему расчетный листок важен для организации

Расчетные листки предусмотрены поэтому при проверке трудинспектор отметит их невыдачу как нарушение и накажет организаци

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Штраф за невыдачу расчетного листка может составить: от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для директора или ИП, от 30 тыс. до 50 тыс. руб. для организаци А если директора поймают на этом нарушении повторно в течение года со дня уплаты штрафа, то могут дисквалифицироват

Однако это не самое главное. Штраф, конечно, вещь неприятная, но трудинспекторы приходят с проверками редко. Выдача расчетных листков важна в другом аспекте — на случай, если работник пойдет судиться с вами, считая, что ему недоплатили. Дело в том, что по закону гражданин должен подать исковое заявление в очень короткие срок

по спорам об увольнении — в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки;
по другим трудовым спорам — в течение 3 месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Сотрудник уходит в отпуск? При выплате отпускных расчетный листок ему выдавать не нужно

Если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Но многие судьи считают, что работник не мог знать о нарушении своих прав по оплате труда, если расчетный листок не выдавался. Поэтому они отсчитывают срок не с даты выплаты работнику спорной суммы, а с даты, когда он из других источников узнал о том, что его обидели.

К примеру, работница уволилась 29.12.2012 и через суд потребовала выплатить ей сверхурочные за май — декабрь 2012 г. Работодатель пытался отбить хотя бы часть суммы (май — сентябрь), указывая, что 3 месяца с момента выплаты зарплаты за эти месяцы давно прошли. Однако суд решил так: поскольку расчетные листки не выдавались, работница не могла знать о составе выплачиваемых ей сумм. О нарушении своих прав она узнала только при увольнении и обратилась в суд в пределах месяца после него. С организации взыскали также компенсацию за просрочку выплаты, за моральный вред и судебные расход

В другом случае женщина уволилась 31.07.2012. И только в сентябре 2012 г., когда пошли судиться другие работники, она узнала, что и ей зарплату в период 2012 гг. начисляли без уральского коэффициента. Формально срок для обращения в суд она пропустила, но суд восстановил его, указав, что истица не получала расчетные листки и не имела возможности узнать о недоплатах. В результате с работодателя взыскали задолженность за весь период, компенсацию морального вреда и расходы на адвокат

Еще один работник вообще сослался на рассказ коллег о неправильном расчете выходного пособия. Через несколько месяцев после увольнения они сообщили ему: при расчете среднего заработка не были учтены суммы выплаченных премий. Работодатель не смог доказать обратное, а расчетный листок при увольнении не выдавался. Поэтому суд решил, что 3 месяца надо отсчитывать от даты, когда, по словам гражданина, его «просветили» бывшие коллеги. Иск был удовлетворе

Число россиян, желающих получать зарплату в валюте, по сравнению с 2011 г. значительно возросло

Таким образом, выводы следующие:

расчетный листок выдается, у работника есть только 3 месяца после даты его выдачи, чтобы судиться с вами по зарплате. В случае опоздания вы просто заявляете в суде о пропуске срока подачи заявления и иск не рассматривается по существ Конечно, если судья не увидит каких-либо уважительных причин для восстановления срока;
расчетный листок не выдается, время для обращения работника в суд ничем не ограничено. Он приведет в суде любой источник, из которого узнал о нарушении своих прав, и вам будет сложно это опровергнуть. И даже если в итоге суд закончится вашей победой, будут потрачены финансы и время на судебные заседания.

Кстати, расчетный листок может пригодиться и в налоговых спорах. С его помощью можно подтвердить, например, понесенные затраты на оплату труд

Что включается в расчетный листок

В расчетном листке должны быть показаны следующие сумм

составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. То есть, например, оклад, надбавка, премия, коэффициент и т. д.;
иные начисления работнику, в том числе оплата больничного, компенсация за задержку зарплаты или других выпла
удержания из зарплаты с указанием оснований, например НДФЛ или алименты;
общая денежная сумма, подлежащая выплате.

Эти требования важно соблюдать, поскольку неполное заполнение расчетного листка — это тоже нарушение

Начисленные взносы в фонды показывать в расчетном листке не нужно, за исключением следующей ситуации. Работники могут подать заявление об удержании с них дополнительных взносов в ПФР, а у работодателя есть право присоединиться и также начислять в их пользу дополнительные взнос Если это ваш случай, то таких работников надо информировать как об удержанных дополнительных взносах в ПФР, так и о перечисленных за них дополнительно организацией. Поскольку полагается делать это одновременно с предоставлением расчетного листк то лучше просто включить эту информацию в их листки.

Как оформить расчетный листок

Форма расчетного листка нормативно не утверждена, но она есть в любой бухгалтерской программе. Вы можете использовать ее или разработать свою.

Главное — не забудьте утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных акто Ведь применение неутвержденной формы расчетного листка — это тоже основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательств

А вот для работника факт утверждения формы не важен. Суд примет у него в качестве доказательства и неутвержденный листок, если организация не докажет, что у них применялась другая форм Поэтому не надейтесь, что неутвержденная форма поможет вам выиграть спор с работником.

Форму утверждает работодатель приказом следующего содержания.

Общество с ограниченной ответственностью «Рамзес»

ПРИКАЗ

29 сентября 2014 г.

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ

1. Утвердить форму расчетного листка — приложение № 1 к приказу.

2. Применять утвержденную форму расчетного листка с 1 октября 2014 г.

3. Назначить бухгалтера А.С. Кириенко ответственной за выдачу расчетных листков сотрудникам в день выплаты заработной платы.

С приказом ознакомлена:

Если у вас в компании есть профсоюзная организация, нужно предварительно направить туда проект формы расчетного листка и получить мотивированное мнение профсоюза об этой форме в том же порядке, что и при согласовании локальных нормативных акто

Всю процедуру следует повторить, если вы

сменили программу и форма листка в новой версии другая;
внесли изменения в самостоятельно разработанную форму.

Покажем вариант заполнения расчетного листка на примере.

Пример. Заполнение расчетного листка работника

/ условие / Сергиенко Ирина Александровна работает в ООО «Компонент» в должности руководителя отдела консалтинга по графику совой рабочей недели. Ее оклад — 50 000 руб. в месяц. В соответствии с положением о премировании в октябре ей полагается ежемесячная премия в размере 20% от оклада.

С 1 по 5 октября И.А. Сергиенко была на больничном. Сумма пособия по нетрудоспособности составила 11 560 руб.

20 октября ей выплачен аванс в размере 20 000 руб.

5 ноября ей выплачена зарплата за вторую половину октября, а также оплачен период нетрудоспособности.

/ решение / Рассчитаем размер зарплаты за фактически отработанное в октябре время. Он составит 43 478,26 руб. (50 000 руб. / 23 раб. дн. х 20 раб. дн.).

Премия за отработанное время составит 8695,65 руб. ((50 000 руб. х 20%) / 23 раб. дн. х 20 раб. дн.).

Сумма НДФЛ за октябрь с начисленных сумм составит 8285 руб. ((43 478,26 руб. + 11 560 руб. + 8695,65 руб.) х 13%).

Сумма зарплаты к выплате 5 ноября составит 23 888,91 руб. (43 478,26 руб. + 8695,65 руб. – 8285 руб. – 20 000 руб.).

Заполним расчетный листок.

Организация				ООО «Компонент»
Подразделение/ код/ табельный номер				Отдел консалтинга/03/201
ФИО				Сергиенко Ирина Александровна
Должность/ профессия				Руководитель отдела консалтинга
Оклад (руб.)				50 000,00
Месяц/ год		Рабочие дни			Рабочие часы совая рабочая неделя)
Октябрь/ 2014		23			184
Начислено	Период	Дни	Часы	Сумма (руб.)	Удержано	Сумма (руб.)
за отработанное время	31.10	20	160	43 478,26	НДФЛ	Октябрь 2014 г.	8285
Пособие по нетрудоспособности	05.10	5	11 560,00
Ежемесячная премия	31.10	20	160	8 695,65
Всего начислено	63 733,91	Всего удержано	8285
Выплачено	Дата			Сумма (руб.)
Аванс	20.10.2014			20 000,00
Зарплата	05.11.2014			23 888,91
Пособие по нетрудоспособности	05.11.2014			11 560,00
Всего выплачено:	55 448,50

Требуются ли печать и подпись ответственного лица на расчетном листке? Закон об этом умалчивает, и на практике их обычно не ставят. За разъяснениями мы обратились в Роструд.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Заверять расчетные листки печатью и подписью при ежемесячной выдаче работникам нет необходимости, такого требования в ТК нет. Не нужно это делать и в том случае, когда работник просит выдать ему расчетные листки при увольнении в порядке ст. 84.1 ТК РФ. Представляется, что расчетный листок не относится к документам, которые должны заверяться надлежащим образо

Что ж, цель составления листков и правда чисто информационная, поэтому регулярно ставить на них печать и подпись действительно не стоит. Но если работник просит или вы представляете листки в качестве доказательств в суде, то можно и заверить, нарушения в этом нет. Были случаи, когда судьи не принимали расчетные листки, указывая, что без печати невозможно определить, кем выдан такой докумен

Когда нужно выдавать расчетный листок

По закону расчетный листок нужно выдавать при выплате зарплаты, а зарплата по общему правилу выплачивается не реже двух раз в меся Однако в Роструде считают, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты с указанием всех сумм, выплаченных в текущем месяце.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) отдельные ее составные части могут быть не определены и, таким образом, расчетные листки не будут содержать исчерпывающую информацию о заработной плате. Поэтому расчетные листки выдаются при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие. При этом отдельно показывать в листке составные части за каждые полмесяца не требуетс

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Имейте в виду, что при выплате отпускных расчетный листок не оформляется, поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка — это не зарплат А вот при увольнении его нужно сделать. Ведь в этом случае делается полный расчет, то есть работнику выплачиваются все полагающиеся ему суммы, в том числе зарплата. Это нам подтвердили и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При прекращении трудового договора день выплаты заработной платы и день увольнения могут не совпадать. Зарплата и иные причитающиеся работнику суммы в таких случаях должны быть выплачены в день увольнения. Таким образом, при увольнении работнику следует выдать расчетный листо

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Если деньги выплачиваются через кассу, то листки лучше выдавать одновременно с деньгами, чтобы не бегать потом за работниками. А в какой момент их выдавать, если зарплата перечисляется на карточки, — до или после перечисления? Решите этот вопрос сами и пропишите порядок выдачи в локальном нормативном акте

Как подтвердить факт выдачи расчетных листков

Распространенный вариант — распечатка расчетного листка по запросу работника. Бухгалтеры рассуждают так: кому надо, тому выдадим, а при проверке скажем, что выдавали всем. Ан нет, не получится. Если нельзя подтвердить факт выдачи документально, то инспекторы при проверке могут вам не поверить и оштрафовать вас. Поэтому надо выдавать листки регулярно, а также продумать способ подтверждения:

сделать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться за получение расчетного листка.

В унифицированной форме платежной ведомости есть графа «Примечание», можно использовать ее для подписи работника;

сделать форму из двух частей, чтобы корешок с подписью работника оставался у организации.

В любом случае, определяясь с порядком выдачи расчетного листка, помните, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускаетс Поэтому при предоставлении расчетных листков вам нужно исключить возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого работника-адресата. То есть нельзя просто раскладывать расчетные листки на столы работникам, нельзя передавать через других лиц и т. д. Иначе можно нарушить Закон о персональных данных и тоже попасть под административный штраф. Он может составить от 300 до 500 руб. для сотрудника, от 500 до 1000 руб. для руководителя и от 5000 до 10 000 руб. для организаци

Административное дело о нарушении персональных данных вправе завести прокурор, к примеру, по жалобе пострадавшего работник а штраф налагается по решению

Отметим, что если работник получает зарплату на карточку, то распечатывать листки каждому работнику неудобно. Проще было бы рассылать их по электронной почте с подтверждением о получении. Однако в Роструде с этим не согласны.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Развитие информационных технологий дает все основания для применения различных способов доведения информации до работников. Однако пока ТК разрешает направлять расчетный листок по электронной почте только дистанционным работника Для остальных же обязателен письменный документ. Причем если сотрудник работает вне основного офиса, то о получении им расчетного листка обязан позаботиться работодател

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Заметим, что некоторые судьи не видят криминала в рассылке расчетных листков работникам по email Так, Мосгорсуд отказал инспектору по кадрам в иске о взыскании оплаты за сверхурочную работу. Работодатель заявил, что женщина регулярно получала расчетные листки по электронной почте и могла вовремя узнать о нарушении своих прав. Когда она обратилась в суд, 3 месяца с момента получения расчетного листка уже прошли. Следовательно, срок для подачи искового заявления был пропуще

Тем не менее для отправки расчетных листков по электронной почте надежней будет подождать внесения соответствующих поправок в ТК.

Лучше всего урегулировать все вопросы по расчетным листкам в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда или в специальном ЛНА. Там можно утвердить форму листка, периодичность выдачи, способ передачи работнику с учетом требований конфиденциальности и т. д. Так и бухгалтеру будет проще, и работники будут в курсе, ведь со всеми ЛНА организации они должны быть ознакомлены под роспис

Расчетный листок

Татьяна Гежа,
ведущий эксперт-консультант ООО «ТЛС-ПРАВО»

В соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель при выплате заработной платы обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. Формой такого письменного «извещения» является расчетный листок.

Далеко не все сотрудники знают, что при выплате заработной платы они должны получать расчетный листок на руки. Да и не все работодатели знают об этой обязанности, либо они попросту ее игнорируют. А между тем инспекция по труду при проверках достаточно часто привлекает к административной ответственности работодателей за неутверждение формы расчетного листка и невыдачу его работникам на руки.

Так, в августе 2012 года постановлением государственного инспектора по труду ГИТ по Москве был признан виновным, в частности, в нарушении ст. 136 ТК РФ индивидуальный предприниматель.

В ходе проверки выявлены следующие нарушения:

1) в нарушение требований ч. 2 ст. 136 ТК РФ не утверждена форма расчетного листка;

2) в нарушение ч. 1 ст. 136 ТК РФ работодатель не извещал в письменной форме каждого работника:

о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

По результатам проверки выдано предписание об устранении нарушений. На ИП наложено административное наказание в виде штрафа в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Когда нужно выдавать расчетный листок

Так как работодатель должен выплачивать заработную плату два раза в месяц, возникает вопрос, как часто нужно выдавать расчетный листок? Исходя из положений ст. 136 ТК РФ получается, что расчетный листок нужно выдавать при каждой выплате заработной платы, вне зависимости от того аванс это или окончательный расчет.

Но на практике мало кто из работодателей так делает. На наш взгляд представляется возможным выдавать расчетный листок один раз в месяц при окончательном расчете.

Главное, чтобы было выполнено основное требование ТК РФ — информирование работника обо всех произведенных начислениях и удержаниях. Роструд подтвердил эту позицию в Письме от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Если заработная плата выдается работнику через кассу, то и расчетный листок передается ему в момент получения денежных средств. Сегодня многие работодатели перечисляют заработную плату работникам на банковскую карту или счет, открытый в банке.

В этом случае расчетный листок также нужно обязательно выдавать своим сотрудникам. Если организация маленькая, то выдачу расчетных листков можно поручить сотруднику бухгалтерии. При наличии в организации структурных подразделений возможно поручение выдачи листков их руководителям. Эта позиция подтверждается Рострудом в Письме от 18.03.2010 № 739-6-1.

Как при проверке трудовой инспекции подтвердить, что организация выдает расчетный листок своим работникам? Законодательно порядок выдачи расчетных листков не урегулирован.

Однако при проверке без подтверждения факта получения работниками расчетного листка будет сложно доказать, что ваша организация исполняет эту обязанность.

Поэтому можно завести отдельный журнал, в котором работники будут расписываться о получении расчетного листка, либо руководители структурных подразделений могут каждый месяц готовить ведомость получения расчетного листка на руки по своему подразделению.

Расчетный листок будет выдаваться руководителем структурного подразделения работнику непосредственно под роспись в данной ведомости.

То, как ведомость может выглядеть, cм. приложение 1.

Разработка расчетного листка

Так как обязательная или рекомендуемая форма расчетного листка действующим трудовым законодательством не предусмотрена, разработать и утвердить ее работодателю придется самостоятельно. Многие работодатели используют и утверждают для своей организации форму, которая есть в компьютерной программе по бухгалтерскому учету.

В расчетном листке отражаются все начисления и удержания в отношении работника.

Как правило, в нем указываются:

табельный номер;
расчетный период;
отработанные дни (часы);
размеры начисленных сумм работнику;
размеры и основания произведенных удержаний;
общая денежная сумма, подлежащая выплате.

С 24 апреля 2012 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ, в соответствии с которыми теперь в расчетном листке также нужно будет указывать сумму денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику.

Работодатель при нарушении установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, обязан выплатить их с уплатой процентов в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя (ст. 236 ТК РФ).

Отсчет периода задержки начинает течь со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Продолжительность определяется в календарных днях, включая выходные и праздничные дни. Первый день задержки — это день, следующий за установленной датой выплаты зарплаты, а последний — это дата фактической выплаты зарплаты.

Для начала необходимо определиться с тем, какие сведения должны быть отражены в нашем расчетном листке.

Исходя из требований ст. 136 ТК РФ, это могут быть:

1) Ф.И.О. работника, должность, подразделение, табельный номер;

2) период, за который производятся начисления;

3) отработанные дни (часы);

4) составные части заработной платы:оклад (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);

надбавки за работу во вредных условиях, за работу в особых климатических условиях, районный коэффициент, за совмещение профессий (должностей), за выслугу лет, интенсивность работы и т. д.;
премии (единовременные, квартальные, годовые, за достижения в работе и др.);

5) пособие по временной нетрудоспособности;

7) денежная компенсация за задержку заработной платы и других выплат работнику;

общая начисленная сумма;

9) сумма, подлежащая выплате;

10) удержания из заработной платы:суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;

профсоюзные взносы;
неотработанный и (или) полученный работником аванс;
суммы, излишне выплаченные работнику в результате счетных ошибок;
взыскания по исполнительным листам;
другие удержания.

Теперь нужно определить количество граф, столбцов и их расположение.

Образец расчетного листка cм. в приложении 2.

В соответствии с ч. 2 ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Для этого работодатель направляет проект расчетного листка и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников, который направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме не позднее пяти рабочих дней со дня его получения.

Если представительный орган работников не согласен с проектом расчетного листка либо предлагает его усовершенствовать, работодатель может согласиться, в противном случае он обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с представительным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если согласия не было достигнуто, разногласия оформляются протоколом, и работодатель имеет право принять проект данного документа. А профсоюз со своей стороны может обжаловать решение работодателя в трудовой инспекции или суде.

Форма расчетного листка утверждается и вводится в действие приказом руководителя. Если в разработке расчетного листка принимал участие профсоюз, то в приказе делается отметка «Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (представительного органа) учтено».

Приказ оформляется в произвольной форме (cм. приложение 3). Приказ об утверждении расчетного листка подлежит хранению 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов).

В некоторых организациях расчетный листок выдают работникам только по их требованию. Делать так нельзя, т. к. представить расчетный лист с информацией обо всех выплатах и удержаниях работодатель обязан каждому работнику независимо от того, попросил он его или нет. Также некоторые работодатели практикуют рассылку расчетного листка на электронные ящики сотрудников.

Информируя своих работников таким образом, работодатели нарушают требования ст. 136 ТК РФ. Поэтому, чтобы уберечь свою компанию и себя от штрафов, необходимо разработать и утвердить форму расчетного листка и передавать его в момент выдачи заработной платы своим работникам.

ВЕДОМОСТЬ ПОЛУЧЕНИЯ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА
СЕНТЯБРЬ 2012
ОТДЕЛ ПРОДАЖ

№ ФИО Дата Роспись 1 Петров Андрей Сергеевич 2 Андреев Сергей Петрович

Расчетный лист за____________________2012 г.

Ф.И.О. ________________________
Должность: ________________________
Табельный номер: ________________________

период дни часы сумма наименование за период сумма 1. Начисленно: НДФЛ Оклад Аванс Премия Отпуск Компенсация за удержку аванса Компенсация за задержку з/п Всего начисленно: Всего удержано: Сумма к выплате:

Общество с ограниченной ответственностью «Тополек» (ООО «Тополек»)
ПРИКАЗ №25

03.09.2012 Москва

Об утверждении формы расчетного листка

В соответствии с требованием части второй ст. 136 Трудового кодекса РФ

1. Утвердить и ввести в действие с 10.09.2012 форму расчетного листка (см. приложение).

2. Кассиру Андреевой Е.А. при выплате заработной платы выдавать каждому работнику расчетный листок под роспись в журнале учета выдачи расчетных листков.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Степанова Е.В.