Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Как написать объяснительную записку на работу, в университет, школу, детский сад – образцы и примеры
Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход. Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить. О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.
Объяснительная записка – что это
Объяснительная – письменный документ, автор которого поясняет причины какого-либо события или факта, имевшего место с ним или с лицами, за которые этот человек отвечает. Такая записка пишется добровольно или по требованию адресата (например, руководителя, который в соответствии с Трудовым кодексом РФ должен принять решение о взыскании с учетом объяснений работника).
Для чего пишут объяснительную записку
Писать объяснительную записку человеку приходится не потому, что адресат активно интересуется происходящими в жизни автора событиями. Изложение обстоятельств происшествия с точки зрения его участника – это возможность принять справедливое решение. Поводом для написания объяснительной записки чаще всего являются негативные события: опоздание на работу, пропуск занятий в школе, невыполненное поручение и т.п.
В случаях, когда виновнику грозит серьезное наказание – например, увольнение или дисциплинарное взыскание, – объяснительная записка может стать поводом для отмены санкций или, напротив, будет подтверждающим документом.
Иногда объяснения становятся аргументом сторон в суде, они могут обезопасить работника или работодателя от ответственности или стать доказательством.
Виды объяснительных записок
По большому счету, существует всего два вида таких документов:
- Разъяснение обстоятельств и причин события или факта – в эту категорию укладывается подавляющее большинство всех объяснительных, о которых пойдет речь ниже. Разъяснение полученных данных – объяснительные записки, касающиеся расчетов и отчетности в различных сферах деятельности.
Куда пишут объяснительные записки
Объяснять свое или кого-либо другого поведение принято в нескольких сферах:
По месту работы
Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).
По месту учебы
В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.
В детский сад
Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.
Сроки написания объяснительных записок
В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.
В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.
Юридическое значение объяснительных
Подобные записки имеют существенное правовое значение, особенно если дело касается трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу РФ, объяснения работника – обязательная часть процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. До тех пор, пока не получена объяснительная записка (если не истек срок ее предоставления, указанный в предыдущей главе) никакие меры к работнику приняты быть не могут.
Важен не только сам факт предоставления объяснения, но и его содержание. На основе записки работодатель может как применить максимально возможное взыскание, так и отменить наказание работника полностью. Другими словами, если вы опоздали на работу или не выполнили какое-либо поручение по уважительной причине, то объяснительная может спасти вас от кары работодателя.
В то же время написание объяснительной не является обязательным для работника, он может отказаться от этого без каких-либо правовых последствий (за исключением того, что работодатель будет принимать решение, основываясь либо только на собственной оценке ситуации, либо на оценке свидетелей и других участников события).
Способ написания объяснительной записки
Законодательством и бытовыми обычаями предусматривается два способа написания объяснительных:
- Написание от руки – это предпочтительный способ, поскольку позволяет идентифицировать автора, а также дает возможность избежать подлога. Но даже если записку пишет не сам автор, в ней обязательно должна быть его собственноручная подпись.
- Написание на компьютере – чаще применяется в организациях, где установлена четкая форма таких документов. Каким бы ни был текст, подпись обязательно должна быть написана от руки.
Как именно писать объяснительную – личный выбор ее автора.
Как составить объяснительную записку
Несмотря на различные требования к форме и виду объяснительной записки в разных организациях, есть и общие требования.
Адресат объяснительной
Зависит от размеров организации, а также от причины написания записки. Если предприятие или учреждение небольшое, объяснительную пишут на имя руководителя. В организациях со сложной структурой адресатом может быть руководитель подразделения (начальник цеха, управления, отдела, участка и т.д.).
Если речь идет об объяснительных записках по месту учебы, они обычно подаются на имя ректора или руководителя учебной части, директора школы. В детском саду – на имя заведующей.
Содержание объяснительной записки
Жестких общеприменительных нормативов для оформления объяснительной не существует, за исключением того, что писать ее нужно на листе А4. Считается, что составляться она может в свободной форме, но обязательно должна содержать такие данные:
- адресат обращения – пишется в правом верхнем углу листа. Сначала указывается должность руководителя, на которого подается записка, – полностью, включая название организации. Затем – фамилия, имя, отчество руководителя. «Начальнику управления качества дирекции по обеспечению бизнеса ОАО «Первый металлист» Петрову Ивану Сидоровичу»;
- автор обращения – должность, фамилия, имя, отчество. Допускается два варианта: «от менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («от кого») и «менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («чья»);
- название документа – помимо общей категории – «Объяснительная записка» – нужно указать суть события – «об опоздании на работу», «о причинах отсутствия на рабочем месте», «о нарушении трудовой дисциплины» и т.д., с выравниванием по центру листа;
- основная часть – текст объяснительной записки, который состоит из двух частей:
- фактическая (изложение обстоятельств происшествия, даты, места, участников).
- пояснения причин произошедшего.
В обеих частях стиль – строго деловой, без жаргонной лексики. Писать нужно от первого лица. Аргументация должна быть краткой, но убедительной. В качестве доказательств необходимо излагать подтвержденные факты, ссылаться на документы или на свидетельства других людей. Вывод в тексте не нужен, его будет делать адресат записки.
- Дата написания записки – нельзя путать с датой события, которое вы объясняете, это имеет юридическое значение, речь о котором пойдет ниже.
- Собственноручная подпись автора объяснительной записки. Факсимиле не допускается.
Приложения к объяснительной записке
Приложенные к объяснительной документы делают аргументацию максимально убедительной. В роли приложений могут выступать:
- справки (от врача, из ГИБДД, от представителя организации, которую посещал автор объяснительной и т.д.); акты (о произошедшей аварии на коммунальных сетях, о ремонте дороги и т.д.); сообщения в СМИ о событиях, на которые идет ссылка в объяснительной записке; другие документы.
Образцы объяснительных записок
Несмотря на то, что текст записки можно придумать с нуля, смысла изобретать велосипед нет. Предлагаем вам примеры объяснительных записок, которые можно с успехом использовать в своих жизненных ситуациях.
Объяснительная по месту работы
Поводов к составлению таких документов может быть несколько.
О невыполнении должностных обязанностей – сторож не обошел территорию, в результате чего произошла кража, бухгалтер не отправил отчет, из-за чего фирма понесла убытки и т.п. В этом случае необходимо найти веские объяснения своим действиям (или бездействию). Крайне нежелательно обвинять в произошедшем коллег или руководство, записка должна объяснять именно ваше поведение.
Образец объяснительной записки на работу
2 Об ошибках в работе – имеются в виду неумышленные ошибки в расчетах, в действиях работника и т.п. Здесь лучшей стратегией будет признание ошибки и обещание впредь такого не допускать. Попытка возложить ответственность за ошибку на другого человека допустима только при наличии документального подтверждения.
Образец объяснительной записки на работу об ошибках
о нарушениях трудовой дисциплины – прогулах, опозданиях, отсутствии в рабочее время, нарушении инструкций и предписаний и т.п. Поскольку большинство таких нарушений тянут минимум на дисциплинарное взыскание, причину нужно описать очень убедительно.
Образец объяснительной записки на работу об опоздании на работу
Образец объяснительной записки о невыходе на работу
Объяснительная по месту учебы
Текст зависит от места, куда подается записка, и от того, сам ли учащийся объясняет свой поступок либо это делают его родители:
1 В школу – чаще всего родители объясняют причину отсутствия сына или дочери на занятиях. Это может быть болезнь, участие в соревнованиях или других мероприятиях, семейные обстоятельства. Если в младших классах классный руководитель чаще всего не требует документального подтверждения объяснений, то в старших классах, если нет справки от врача, в объяснительной записке в школу требуется привести убедительные аргументы.
Образец объяснительной записки в школу
2 В вуз или среднее специальное учебное заведение – родители или сам студент объясняет причину отсутствия на лекциях, семинарах или экзаменах. Плохое самочувствие или не подтвержденные документами недуги больше одного раза не пройдут.
Образец объяснительной записки в ВУЗ
Объяснительная в детский сад
Это документ, на основании которого родителям могут, например, вернуть сумму, уплаченную за питание ребенка в пропущенный им день. Но требуются уважительные причины отсутствия.
Образец объяснительной записки в детский сад
Сколько времени хранится объяснительная
Срок хранения объяснительных записок аналогичен сроку хранения личного дела сотрудника – 75 лет после сдачи в архив.
Часто задаваемые вопросы
– Что будет, если я откажусь писать объяснительную записку?
– Как уже говорилось выше, ответственность за отказ писать объяснительную не предусмотрена. Однако при нежелании работника объяснять свои действия работодатель должен составить акт об этом (то же самое касается ситуации, когда работник не уложился с подачей записки в двухдневный срок). В «Акте об отказе писать объяснительную записку» должны быть указаны:
- сведения о работнике (ФИО, должность, название подразделения);
- сведения о свидетелях отказа и/или составления акта (их должно быть минимум три человека);
- дата составления акта об отказе;
- ссылка на нормы, требующие от работника написать объяснительную;
- описание ситуации со слов сотрудника (если он согласен объяснять либо «без объяснения причин»);
- указание на то, что акт составлен в двух экземплярах, а работник с ним ознакомлен либо отказался знакомиться;
- перечень свидетелей, их подписи;
- подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).
После составления акта работодатель будет трактовать ситуацию и принимать решение о дисциплинарном взыскании без учета вашего мнения.
Акт об отказе писать объяснительную записку образец:
Образец акта об отказе писать объяснительную записку
– Работодатель не хочет принимать объяснительную записку. Что делать?
– Если вы не вручите документ в двухдневный срок, это будет равносильно отказу от дачи пояснений. Поскольку работодатель уклоняется от получения записки лично, уведомьте об этом трудовую комиссию, курирующую ваш населенный пункт, а также профсоюз своей организации (при его наличии). Записку отправьте курьерской почтой или Почтой России заказным письмом с уведомлением (нужна отметка о получении). О том, что письмо будет идти долго, беспокоиться не нужно: датой подачи считается день отправки письма, поэтому обязательно сохраните чеки, которые вам выдадут в почтовом отделении, так как там будет указана дата.
– В школе через сына заставляют писать объяснительную записку, почему я не был на родительском собрании, где собирали деньги на ремонт. Посещение собраний уже стало обязательным?
– В законодательстве нет норм, обязывающих ходить на родительские собрания, поэтому требовать от вас написания такой объяснительной записки никто не вправе. В случае если классный руководитель или директор школы начинают давить на вас рекомендуем обращаться в Департамент Образования, координаты которого можно найти на сайте администрации вашего населенного пункта.
Заключение
Объяснительная записка имеет важное значение для принятия решений в самых разных сферах человеческой деятельности. В трудовых отношениях такой документ служит для принятия справедливого решения по поводу наложения взыскания на работника. В учебных заведениях является составной частью системы поддержания дисциплины. Для родителей детсадовцев объяснительная записка – документ, имеющий финансовое значение.
В законодательстве нет четких требований к оформлению и содержанию записки, поэтому ее формат регламентируется деловыми обычаями. В объяснительной необходимо правильно указать адресата и описать произошедшее событие. Авторы таких документов нередко изощряются в длинных художественных описаниях, но более эффективным является краткое изложение фактов от первого лица. Если речь идет о спорных ситуациях, не рекомендуется возлагать вину на других лиц – нужно лишь грамотно описать свои действия.
Аргументация будет действительно убедительной, если автор объяснительной записки подкрепит ее копиями документов.
Законом установлен срок для подачи объяснений работодателю – 2 рабочих дня с момента, когда последний потребовал их предоставить. Если работник не успел составить записку за это время, руководитель может действовать по своему усмотрению. В остальных случаях (объяснительные по месту учебы, в детсад и т.д.) сроки подачи устанавливает адресат.
Обязать человека писать объяснительную записку нельзя. В трудовых отношениях при отказе работника от объяснений составляется специальный акт. Во всех остальных случаях вы можете отказаться от написания объяснительной без каких-либо последствий.
Если же вы, будучи работником, написали объяснения, а работодатель уклоняется от их рассмотрения, обращайтесь в трудовую комиссию, а записку отправляйте почтой.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста мышкой и нажмите Ctrl+Enter.
Объяснительная записка: как оправдаться в различных ситуациях
Объяснительная записка — это деловой документ, находящийся во внутреннем обращении организации-работодателя. Руководство в силу трудового законодательства обязано взять с работника этот документ при совершении любого проступка, прежде чем принимать решение о наказании, поэтому его содержание изначально должно быть направлено на объяснение причинно-следственной связи между поступком и его причинами. Правильно составленный документ послужит доказательством в суде в рамках трудового спора.
Если работник совершил дисциплинарный проступок, или в организации произошел какой-либо случай неординарного характера, виновные лица должны написать объяснительные записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ четко регулирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда было зафиксировано нарушение. Первым делом он обязан затребовать «письменное объяснение» (иное название — объяснительная записка) на составление которой отводится два рабочих дня. Очевидно, что законодательство не регулирует содержание объяснительных записок, да и привести примеры объяснительных записок, конечно, можно, но все возникающие ситуации носят индивидуальный характер, как и причины проступков.
Пишем объяснительную записку по шаблону
Иногда содержание объяснительной записки вызывает не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Но статус документа довольно высок, и чтобы не зачитывать в суде или проверяющим ГИТ сочинения, больше напоминающие юмористические рассказы или детские сочинения, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.
Для начала определите, для какой ситуации необходимы письменные оправдания. Например:
- прогул (один или несколько — не имеет значения);
- опоздание на работу (проверьте, что время опоздания зафиксировано в акте);
- нарушение сроков выполнения поставленного руководством задания;
- невыполнение работником поставленной задачи;
- нарушение требований законодательства или локальных актов;
- другие должностные нарушения и происшествия.
Работодатель часто готовит шаблон, по которому пишется объяснительная записка. Образец можно разместить в отделе кадров или снабдить работников памяткой о правилах составления деловых документов.
Что необходимо включить в шаблон? Достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:
- краткость изложения проблемы и причин, в результате которых возникло нарушение;
- обязательное указание данных уполномоченного лица, на имя которого направлена объяснительная записка (адресата);
- обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления;
- деловой стиль написания, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
- достоверность описываемых событий;
- изложение ситуации от первого лица.
В объяснительной записке не допускайте отвлеченных рассуждений, заявлений и просьб. Цель написания документа — объяснить события, а не просить о снисхождении. Руководству придется проанализировать указанные причины причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае.
Запрос от начальства
Прежде чем работник напишет пояснения в объяснительной записке, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что, в случае судебного рассмотрения ситуации, его «к делу не пришьешь». О бмен бумагами начинает руководитель. Он выдает своему подчиненному соответствующее предписание под роспись. Этот документ имеет произвольную форму, но регистрируется в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Вот пример такого распоряжения:
Общество с ограниченной ответственностью “Пример”
ИНН 7777777777, КПП 110001101
107497, г. Москва , ул. Новосибирская, д. 100
Специалисту отдела продаж В.В.Пуховой
О письменном объяснении
Уважаемая Валентина Владимировна!
1 февраля 2019 года Вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, о чем составлен акт об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 N 5.
В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания представить
письменное объяснение Вашего отсутствия.
Приложение: копия акта об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 N 5.
Генеральный директор ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ И.И.Иванов
Получено ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ В.В.Пухова
Документ вручают лично либо направляют по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не лишне направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, его отказ и отсутствие подписи зафиксируйте письменно, с подписями двух свидетелей.
Объяснительная записка об опоздании на работу или прогуле
Ситуации, когда человек опоздал на работу или отсутствовал на своем рабочем месте несколько часов, а то и весь день, являются достаточно распространенными. Поскольку такие случаи являются дисциплинарными проступками, руководство должно затребовать от работника объяснительную записку. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к их виду и оформлению, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация тоже оставлена на усмотрение автора. Н ачальство не имеет права как-то влиять на содержание документа и аргументы и указывать, что писать. Посмотрите образец, написанный родителем, опоздавшим на работу по уважительной причине):
от специалиста отдела продаж
Я, Кошкин Марат Сергеевич , опоздал на работу 5 февраля 2019 года на 1,5 часа в связи с тем,
что вез ребенка в школу на занятия и попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание
сотрудников ДПС и оформление ДТП заняло больше часа. События я могу подтвердить документально.
ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ Кошкин М.С.
Если работник отсутствовал целый день, он тоже обязан оправдаться, написав объяснительную.
Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику лучше подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. После того как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия объяснительной записки с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.
Если же уважительной причины нет, об этом тоже придется написать.
Другие случаи, когда потребуется объяснительная
Приведем некоторые формулировки, которые помогут работникам оправдаться в сходных ситуациях. Не забудьте оформить документы так, как показано на образцах выше: обязательны шапка, название документа, в конце — личная подпись и дата составления.
Невыполнение обязанностей
09.10.2019 г. я не выполнил обязательный обход территории склада в 22-00, так как резко почувствовал себя плохо, у меня произошел приступ гипертонии.
Данный факт могу подтвердить наличием на сотовом телефоне в это время вызова в скорую помощь.
Объяснительная записка по факту выявленных нарушений
09.10.2019 г. я допустила ошибку при оформлении трудовой книжки уволенного сотрудника Соткина Н.Е. поп причине невнимательности, в трудовую книжку внесены поправки в соответствии с законодательством РФ .
Утрата документов
09.10.2019 г. мной были утрачены неподписанные ведомости о выплате аванса, расчетные листы, при следовании с почты до офиса я забыла их в такси. Документы вернуть не удалось, они были восстановлены.
Задержка документов
09.10.2019 г. мной были задержаны инвентаризационные описи по материалам, так как на их оформление потребовался дополнительный рабочий день. В данный момент описи оформлен кладовщиком, подписаны мной и передан руководителю.
Отказ от дачи объяснений
Руководство должно потребовать объяснений, но работник вправе отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснительная записка провинившегося работника на имя начальника не поступила, необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений. Этот документ может составить та же комиссия, которая до этого составила акт о самом нарушении дисциплины. Лучше всего делать это в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить. После этого разрешается начинать процедуру оформления дисциплинарного взыскания, которым может быть как предупреждение или выговор, так и увольнение.
Образец акта об отказе составить объяснительную записку.
Важно помнить, что даже если составление всех этих документов покажется кому-то ненужной бюрократией, они играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, все эти акты и записки послужат доказательством правильных и обоснованных действий работодателя. Судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения объяснительными записками оказываются иногда очень тяжелыми для бизнеса. В качестве доказательства приведем апелляционное определение Московского городского суда от 24.08.2016 по делу N 33-27314/2016 , в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для это послужило отсутствие письменных объяснительных записок по факту отсутствия на рабочих местах.
Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден, и обязал руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много, поэтому к процедуре составления объяснительной записки подходите предельно внимательно и не считать ее ненужной бюрократией.
Как писать объяснительную записку? Примеры (образцы)
Объяснительная записка – официальный документ от сотрудника, написанный им собственноручно. В нем излагаются обстоятельства дела или проступка, совершенного работником.
На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о виде дисциплинарного взыскания.
На работу директору (пропуск и отсутствие)
Отсутствие человека на рабочем месте – серьезное нарушение трудового договора. Проступок считается прогулом, если нет уважительной причины. В трудовом кодексе не обозначен конкретный список, поэтому руководитель самостоятельно принимает решение, каким образом воздействовать на работника, исходя из объяснительной записки.
Образец: отсутствие на работе
«Генеральному директору ООО «Электроприбор»
Касательно невыхода на работу ___.___._______ года
Я, Игнатюк Валентин Семенович, не вышел на работу ___.___._______ года по причине резкого ухудшения самочувствия. Накануне был день рождения супруги, где я не рассчитал собственные силы по употреблению спиртных напитков. Тем же вечером лег спать пораньше и собирался выйти на работу, но ночью меня несколько раз тошнило, а с утра не смог физически подняться с кровати. Скорую помощь не вызывал, поэтому медицинской справки об ухудшении здоровья предоставить не могу. Не отношусь к категории запойных граждан, что подтверждается моим выходом на работу ___.___._______ года в отличном внешнем виде. Понимаю, что совершил серьезный проступок. Гарантирую, что больше такого не повторится.
___.___._______ г. ________Игнатюк В.С.
Отсутствие на рабочем месте предполагает ранний уход с работы или отлучение в середине рабочего дня на период до 4 часов.
Образец: отсутствие на рабочем месте
«Директору продовольственной базы «Свежие овощи»
от заведующей складом
Касательно отсутствия на рабочем месте ___.___._______ года
Я, Румянцева Ольга Петровна, покинула склад в 15 часов по причине срочной необходимости. Мне позвонили из детского садика и сказали, что сегодня короткий день и дочку необходимо забрать до 16 часов. Я пыталась предупредить директора базы Хлынцеву Н.И. и звонила ей несколько раз по рабочему номеру телефона, но никто не отвечал. Мобильного номера у меня нет. Вместо себя я оставила старшую помощницу Имаеву И.А. Учитывая, что это был предпраздничный день и поставок больше не ожидалось, я верно думала, что Имаева справится с поставленной задачей. Признаю свою ошибку и готова понести адекватное наказание с учетом того, что ничего внепланового не произошло, а дочь, кроме меня, забрать некому.
___.___._______ г. ________ Румянцева О.П.
Начальнику об опоздании на работу
Опоздание – отсутствие человека на рабочем месте менее 4 часов. В противном случае такой поступок расценивается как прогул и влечет за собой увольнение. Опоздание не подразумевает крайней меры наказания, если ситуация не повторяется многократно.
Пример: если человек проспал
«Директору магазина «Продукты»
Согласно опоздания на работу ___.___._______ года
Я, Медведева Лариса Ивановна, опоздала на работу ___.___._______ года на 40 минут. Случившееся могу объяснить тем, что проспала из-за несработавшего будильника. Такое случилось впервые. Часы остановились в 6:30. Видимо, села батарейка. Самостоятельно я проснулась в 7:30. К сожалению, мне не хватило времени, чтобы успеть вовремя к открытию магазина. Приношу свои извинения и уверяю, что такое больше не повторится.
___.___._______ г.________ Медведева Л.И.
Если заболел ребенок
«Генеральному директору ООО «Стройсервис»
Касательно опоздания на работу ___.___._______ года
Я, Кудрявцева Валентина Васильевна, опоздала на работу ___.___._______ года на 2 часа. Причина – заболел сын. Утром разбудила его в садик, но заметила повышение температуры. При измерении она оказалась 37.9. Вызвала скорую помощь и одновременно позвонила своей маме, чтобы она приехала посидеть с ребенком. Учитывая, что живет она в другом конце города, на это потребовалось время. Оставить одного ребенка в 5 лет я не могла. Скорая сделала укол и посоветовала вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку от врачей, что ребенок действительно нуждался в помощи.
___.___._______ г.________ Кудрявцева В.В.
Пробки на дорогах
«Директору ООО «Техпластинвест»
Касательно опоздания на работу ___.___._______ года
Я, Давыдов Геннадий Петрович, опоздал на работу по причине внезапно образовавшейся пробки на улице Носовской. Я ежедневно езжу на работу по этому маршруту, поэтому рассчитываю время на возможный затор и знаю примерную обстановку. На этот раз пробка образовалась из-за крупной аварии нескольких машин, которые полностью блокировали движение. Всем водителям пришлось разворачиваться и искать пути объезда. Учитывая, что поток был плотный, движение в обратном направлении осуществлялось медленно. В качестве доказательств прилагаю фото с места ДТП, что удалось заснять, а также ситуацию на дороге.
___.___._______ г. ________Давыдов Г.П.
В случае ДТП
«Директору магазина «Автозапчасти»
Касательно опоздания на работу ___.___._______ года
Я, Свиридов Сергей Владимирович, опоздал на работу ___.___._______ года потому что попал в ДТП. Авария случилась на перекрестке К. Маркса и Советской, когда я поворачивал налево на зеленый, а мне на встречу ехала машина на желтый сигнал светофора. Несмотря на то, что сильных повреждений нет, ушло много времени на оформление документов, посещение ГИБДД и страховой компании. Все процедуры нужно было сделать в этот же день.
___.___._______ г. ________ Свиридов С.В.
О невыполнении обязанностей (задания) в срок
При составлении документа не стоит переваливать вину на другого человека или группу людей, если имеется тот, кто отвечает за производство в целом.
К примеру, такой тест «План не был выполнен, потому что Иванов А.А. и Петров И.Е. медленно работают» недопустим.
Текст объяснительной записки о невыполнении задания в срок должен содержать объективные причины:
«Генеральному директору ООО «ЖБИ-2»
от мастера цеха по производству силикатного кирпича
Касательно невыполнения плана по производству силикатного кирпича за январь _____ года
Я, Григолец Дмитрий Иванович, могу пояснить следующее. Во-первых, план на январь _____ года на наш цех мной лично не утверждался, о чем была написана соответствующая докладная. Объем был установлен на основе прошлогодних показателей, которые не соответствуют нынешней ситуации на заводе – снижение количества поставок и производства в целом по сравнению с прошлым годом. Во-вторых, из строя вышел станок ЧПУ №2, который до сих пор не починили. Об этом также была подана докладная. К другим факторам можно отнести уменьшение количества работников. За последнюю неделю уволились 2 человека (Ансимов Р.К. и Герасимов С.М.), а оператор ЧПУ №1 Мишин С.Л. находится на больничном с ___ _________ _____ года. Прошу проанализировать ситуацию еще раз и никого из работников нашего цеха не наказывать за невыполнение плана.
___.___._______ г. ________ Григолец Д.И.
Пример объяснительной об ошибке по невнимательности (должностная)
«Генеральному директору ООО «Стройдепо»
Касательно ошибки в маршруте
Я, Никитин Владимир Николаевич, ___.___._______ года должен был следовать по маршруту Москва-Мытищи с доставкой товара. Учитывая, что мой основной маршрут последние полгода предполагал поездки только в Красногорск, то я по ошибке поехал именно в этот город. В маршрутный лист заглянул, когда прибыл в город для уточнения первого адреса для разгрузки. Понимаю всю нелепость ситуации и обязуюсь возместить расходы на горючее.
___.___._______ г. ________ Никитин В.Н.
В университет (институт) о пропуске занятий
«Декану биологического факультета МГАУ
от студентки 314 группы
Касательно пропуска занятий с 6 по 9 февраля _____ г.
Я, Дьякова Анна Александровна, пропустила все занятия с 6 по 9 февраля _____ года по причине болезни мамы. Она живет в с. Семеновка Саратовской области, что находится в 200 км от места нахождения нашего института. По телефону она мне ничего конкретного не сказала, поэтому я думала, что это займет меньше времени. На деле пришлось ехать в районный центр, где был поставлен диагноз «ОНМК» под вопросом. Врачи дали направление в областную больницу Саратова. Я не могла оставить маму и поехала с ней. Сейчас она прооперирована и ее жизни ничего не угрожает. Копии медицинских документов прилагаю. Все пропущенные занятия обязуюсь отработать в полном объеме.
___.___._______ г. ________ Дьякова А.А.
Объяснительная по болезни, пример
Если человек серьезно заболел, то нужно оформлять листок нетрудоспособности. Объяснительная записка в таком случае не требуется. Остальные варианты предполагают письменное объяснение «прогула»:
«Директору спорткомплекса «Антей»
Касательно невыхода на работу ___.___._______ года
Я, Ледовских Алексей Константинович, не вышел в свою смену ___.___._______ года, потому что утром почувствовал себя плохо. У меня кружилась голова и немного тошнило. Вызвал скорую помощь и участкового врача. Больничный лист оформлять не стал, решив самостоятельно поправиться к следующему дежурству. Заблаговременно позвонил напарнику Семенову В.В. и попросил его меня подменить. Медицинские справки прилагаю.
___.___._______ г. ________ Ледовских А.К.
Ребенку в школу (учителю) от родителей (пропуск, об отсутствии)
Пример письменного объяснения, когда ребенок пропустил занятия, но родители об этом не знали:
«Директору МАОУ СОШ № 31
от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени
Касательно пропуска занятий ___.___._______ года
Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, не знала о том, что мой сын пропустил посещение школы ___.___._______ года. Утром он ушел из дома как обычно. Вернулся не знаю во сколько, потому что мы с мужем приходим с работы вечером. На вопрос «Как дела в школе?» сын ответил, что все нормально. Обязуюсь разобраться, в чем дело, а также гарантирую, что больше подобного не повторится.
___.___._______ г. ________ Клинова А.П.
Пример записки об отсутствии ученика на занятиях заблаговременно
«Директору МАОУ СОШ № 31
от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени
Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, прошу освободить моего ребенка от занятий с ___.___._______ года по ___.___._______ года по семейным обстоятельствам. Мы уезжаем всей семьей в другой город на похороны свекрови.
Как написать объяснительную записку — образцы и примеры + пошаговая инструкция
Здравствуйте! Сегодня поговорим о том, что такое объяснительная записка, как ее написать и приведем много примеров и образцов на все случаи жизни: на работу, ребенку в детский сад, школу, университет и т.д.
Содержание
Виды объяснительных записок
Объяснительная записка — документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее).
Самые распространенные виды:
- Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
- Разъяснение обстоятельств.
Форма объяснительной записки
Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало. Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации. Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, как и составление резюме, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.
Как написать объяснительную записку
Нужно понимать, что это не докладная и не заявление, поэтому в ней нужно просто отразить уже случившийся факт.
Правила просты:
- Должна отсутствовать просторечная лексика, текст объяснительной записки выдержан в официально-деловом стиле;
- Изложенная информация должна быть достоверна;
- Всегда пишется от имени сотрудника;
- Содержит подпись и дату оформления.
Объяснительная записка пишется в свободной форме. Но для более правильного написания стоит ознакомиться с приведенными ниже образцами.
Объяснительная записка на работу
Образец :
Как видно из представленного образца, документ составлен четко по делу, указана причина опоздания, нет лишней информации.
После написания объяснительная записка об опоздании на работу передается должностному лицу, для принятия решения в отношении опоздавшего. Если будет принято решение о применении мер дисциплинарного взыскания, то данная записка будет приложена к приказу о взыскании как доказательство.
Образец объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте
Пример :
Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание.
Причины такого отсутствия могут быть серьезными и уважительными, поэтому объяснительная записка в этом случае поможет работнику оправдаться перед руководителем.
Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.
Объяснительная записка об ошибке в работе
От ошибок в работе не застрахован не один, самый педантичный и внимательный сотрудник. Но когда руководитель сталкивается с тем, что такие ошибки были допущены, чаще всего он хочет получить объяснения по этому поводу.
Оформление такой объяснительной записки рассмотрим ниже.
Прежде всего, стоит уяснить, что ситуация должна быть описана кратко, в то же время максимально полно. Нужно указать, в чем заключаются ошибки, почему они были допущены, какие последствия это повлекло.
Обязательные реквизиты для документа:
- Фамилия, инициалы и название должности руководителя;
- Название компании;
- Заголовок;
- Непосредственно объяснение;
- Дата;
- Подпись.
Главное: не делайте из документа сочинение!
В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим.
Если же вину признаете, то обязательно укажите, как сожалеете и поясните, что впредь такого не допустите.
Образец :
Из примера видно, что данная объяснительная записка директору составлена грамотно, без излишеств.
Образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
Должностные обязанности каждого сотрудника зафиксированы в должностной инструкции, один экземпляр которой хранится у работодателя, другой у работника.
Каждый работник должен быть с нею ознакомлен, что подтверждается личной подписью, только потом можно требовать исполнения инструкции.
В объяснительной записке работник излагает свое видение ситуации, а руководитель решает, принять эту точку зрения либо вынести решение о взыскании.
Пример :
Пример объяснительной записки в детский сад
Объяснительную на имя заведующей детского сада родители обычно пишут тогда, когда ребенок пропускает несколько дней по причинам, не связанным с заболеванием.
Образец :
Объяснительная записка классному руководителю
Родителям часто приходится писать подобные записки, так как ситуации, когда школьник пропускает занятия по разным уважительным причинам, нередки.
Объяснительная записка от родителей (либо опекунов) о пропуске занятий является документальным подтверждением уважительной причины отсутствия школьника на уроках.
Пример:
Как таковой формат записки не особо важен для классного руководителя, важно то, что родители знают об отсутствии ребенка на занятиях в определенный день.
Объяснительная записка ребенку в школу
Прилагается классным руководителем для отчета по посещаемости, который составляется каждый месяц.
Объяснительная записка в школу об отсутствии на родительском собрании
Как разъясняют юристы, никто не вправе требовать от родителя подобную объяснительную записку. Присутствие на родительском собрании — дело добровольное и никакими нормативно-правовыми актами не регулируется.
Объяснительная записка в университет
Студенты — народ любящий поспать пару лишних часов, опоздав из-за этого на занятия, а то и вовсе не желающий идти на лекции. Но бывают такие ситуации, когда причины отсутствия — уважительные. Главное, правильно донести это до преподавателей и декана.
Образец :
Приведенные выше образцы и примеры могут потребоваться в разных жизненных ситуациях. Умение оформить такой документ грамотно лишним являться не будет.
Как видно из примеров, серьезных отличий между разными типами записок нет.
Что предписывает закон
Согласно действующему законодательству потребовать от работника объяснительную может только работодатель. Это либо сам руководитель, либо лицо уполномоченное приказом на конкретный срок.
Благодаря объяснительной записке становится возможным выяснение всех обстоятельств, из-за которых был совершен проступок, какова вина непосредственно сотрудника.
В то же время, работник может отказаться писать объяснительную. Особенно если она подтвердит его вину, прямо или косвенно. Ведь никто не обязан свидетельствовать против самого себя, как гласит Уголовный кодекс Российской Федерации.
Но иногда лучше все-таки ее написать, чтобы избежать увольнения с работы либо другого серьезного взыскания.
Если в течение 2 дней сотрудник объяснительную не предоставил, не заявлял об отказе писать объяснительную записку, составляется соответствующий акт, а работник подвергается дисциплинарному наказанию.
Архивные сроки хранения объяснительных записок
Объяснительные записки вкладываются в личное дело сотрудника, соответственно хранятся вместе с ним 75 лет.
Что хотелось бы сказать в заключение? Как бы ни давил руководитель, прежде чем приступить к написанию служебной записки важно успокоиться и в спокойной обстановке, проанализировав все факты, составлять данный документ.
Написание объяснительной записки позволяет сотруднику изложить свое видение ситуации, не позволяет руководству трактовать все на свое усмотрение и выносить необоснованное взыскание.
Пример и правила написания объяснительной записки, образец для скачивания.
Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях оформления объяснительной записки, в зависимости от того, куда она предоставляется.
○ Что такое объяснительная записка?
Объяснительная записка – документ, объясняющий какие-либо причины (отсутствие на рабочем месте, опоздание, невыполнение своих обязанностей и т.д.). Следует учитывать, что в законодательстве не предусмотрено данное понятие, но установлена обязанность работодателя требовать объяснения от сотрудника, прежде чем применять к нему дисциплинарное взыскание.
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
(ст. 19 Трудового кодекса РФ).
○ Правила составления объяснительной.
Закон не регламентирует обязательную форму составления документа. Существует унифицированная форма представленного документа, которая утверждена 14 мая 2007 года под номером 25, но она носит рекомендательный характер. Поэтому организации могут использовать собственную структуру, предварительно издав приказ, регламентирующий его.
✔ Структура текста.
Независимо от используемой формы в документ должны быть включены следующие части:
- Фактическая, где указываются факты, послужившие поводом для создания документа.
- Причинная, объясняющая проступок.
Также нужно указать следующие факты:
- Название организации, где трудится лицо.
- Место составления документа.
- Сведения о составителе (ФИО и должность).
- Наименование документа («Объяснительная записка»).
- Указание объяснений причин проступка.
- Дата написания.
- Зарегистрированный номер.
- Подпись.
✔ Как сформулировать причины?
Форма составления документа свободная. Это значит, что вы можете излагать свои мысли произвольно. Однако следует учитывать стиль написания – необходимо следование деловой этике и соблюдение норм русского языка.
Главное в данном документе – правильно сформулировать причину своего проступка, чтобы у руководства не возникло сомнений в отсутствии преднамеренности и честности сотрудника. Правила, которые следует учитывать при объяснении причин:
- Лаконичность – пишите кратко и по смыслу.
- Обоснованность – укажите причины проступка.
- Осознанность – покажите, что поняли свою ошибку.
Использование указанных правил позволит составить документ, который поможет избежать дисциплинарного взыскания.
○ Где может пригодиться?
Несмотря на то, что чаще всего объяснительная используется в трудовых отношениях, она может понадобиться и в других ситуациях. Рассмотрим подробно каждый вариант.
✔ Объяснительная в школу.
Подобный документ может понадобиться в школе по причине отсутствия ребенка на занятиях без предварительного уведомления или в случае, если родители не посетили собрание. Документ составляется от руки, в ней указываются стандартные данные: адресат обращения, дата и место написания, данные составителя, приводимые объяснения и подпись.
Отличительным признаком данного вида объяснительной является то, то она составляется не прогулявшим ребенком, а его родителями.
Пример подобного документа приведен здесь:
✔ Объяснительная в институт.
Данный вид документа составляется студентом на имя декана факультета, на котором он обучается. В документе помимо стандартных сведений нужно дополнительно прописать число пропущенных учебных дней, указать даты и причину отсутствия. Если имеется подтверждающий документ (например, медицинская справка), его нужно приложить к объяснению.
✔ Объяснительная на работу.
Данный вид объяснительной является самым распространенным и составляется перед принятием руководством решения о дисциплинарном взыскании.
Может оформляться в качестве объяснения своего отсутствия или невыполнения служебных обязанностей. Во втором случае объяснительная является частью основного документа.
✔ Объяснительная в полицию.
Бывают ситуации, когда объяснения приходится писать и в полицию. Подобная необходимость может возникнуть в следующих случаях:
- Вызов наряда, которому приходится давать письменное заверение, что реакция на звонок была.
- Совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что именно произошло.
- Оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.
В документе указывается стандартная информация о получателе объяснительной, составителе, сути документа, даты оформления и подписи. Образец можно посмотреть здесь.
○ Последствия отказа в составлении.
Вам следует знать, что написание данного документа является вашим правом, а не обязанностью. Это определено ст. 51 Конституции РФ.
Последствия отказа от составления объяснительной могут наступить только при трудовых отношениях. В этом случае у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе от предоставления объяснительной. Поэтому стоит подумать, что лучше сделать в подобной ситуации.
Во всех остальных случаях отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы.
○ Советы юриста:
✔ Можно ли не писать объяснительную в школу, если родители не были на собрании?
Присутствие родителей на собраниях не является их обязанностью, поэтому объяснять причины своего отсутствия они могут исключительно по своему желанию.
✔ Что делать, если объяснительную не хотят принимать?
Вам нужно вручить ее обязательно, поэтому если начальник отказывается принимать документ, отправляйте его заказным письмом с описью о вложении. Также можно предупредить о своих действиях профсоюз и комиссию по решению трудовых споров.
Специалист Сергей Трутнев дает полезные советы, как правильно написать объяснительную записку.
Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ