Как правильно оформить выписку из приказа о приеме на работу, образец документа
Часто приказ о приеме на работу делается сразу на несколько сотрудников. Поэтому, особенно в крупных организациях, он может получиться очень объемным, на нескольких листах.
Если какому-то одному сотруднику необходимо подтверждение своего трудоустройства в тот или иной орган – имеет смысл не копировать весь приказ полностью, а сделать из него выписку. Что это такое и как правильно оформить документ рассмотрим подробнее в статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !
Что такое выписка из приказа о приеме на работу?
Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.
В ней содержатся сведения об организации-работодателе, дате трудоустройства, должности и структурном подразделении трудоустраиваемого работника, ставятся печати и подписи ответственных лиц.
Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.
Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.
В каких случаях нужна?
Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).
Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.
Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.
Как сделать выписку?
Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.
Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).
Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:
- аналогичная приказу «шапка» документа. В нее входит эмблема работодателя (если имеется), полное и принятое сокращенное название. Возможно указание ИНН, КПП, адреса организации и телефона, но это – не обязательные реквизиты.
- Ниже, по центру пишется заголовок «Выписка из приказа» (допускается уточнение «по личному составу» или «о назначении на должность» и т.д.). Точка после заголовка не ставится. Указывается дата и номер самого приказа.
- Далее приводится выдержка из самого приказа с сохранением номера взятого пункта. То есть, указывается полностью ФИО сотрудника, отдел и должность, на которую он принимается, дата трудоустройства.
- Выписка подписывается директором организации, а также заверяется секретарем или специалистом отдела кадров (или же бухгалтером, отвечающим за кадровый документооборот).
Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.
Сроки действия
Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.
У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.
Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.
Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.
К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.
Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)
7 этапов оформления выписки из приказа о приеме на работу
При официальном трудоустройстве непременно работодателями формируются соответствующие приказы, на основании которых специалисты принимаются на работу в компанию. Нередко делается один документ на нескольких сотрудников, поэтому он обладает значительным объемом.
Поэтому если требуется предоставить сведения из приказа в разные организации или непосредственному работнику, то делается обычно выписка из приказа, а не полностью он копируется. Эта бумага обладает своими особенностями и может потребоваться в различных ситуациях.
Понятие, особенности и предназначение выписки
Важно! На ней в обязательном порядке должны сохраняться реквизиты компании, но основные данные относятся непосредственно к определенному специалисту, трудоустроенному в организации.
Потребоваться этот документ может для разных целей, причем запрашивать его может как сам работник, так и разные государственные организации. Он заменяет стандартный приказ, который обычно обладает значительным объемом, поэтому гарантирует упрощение предоставления сведений о специалисте.
Как оформить приказ о приеме на работу и получить соответствующую выписку – смотрите в этом видео:
Когда и кому может потребоваться выписка из приказа
Этот акт может потребоваться по разным целям, причем по ст. 62 ТК работодатели не обладают возможностью отказывать своим работникам, если им по каким-либо причинам потребуется выписка.
ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Важно! Предоставляются по запросу сотрудникам фирмы разные документы, которые имеют отношение к их работе или трудоустройству.
К особенностям предоставления документа относится:
- составляется выписка на основании заявления работника, которое делается непременно в письменном виде. Тут вы узнаете, как составить заявление на получение выписки из протокола общего собрания;
- формируется акт в течение трех дней после получения отделом кадров соответствующего заявления;
- оптимальным считается использование именно выписки, если одним приказом зачислялось на работу сразу несколько человек, поэтому данный документ обладает значительным объемом и нецелесообразно делать его копию;
- в акте содержится только некоторый фрагмент приказа о приеме на работу, поэтому он может доказывать конкретный стаж работника, а в этом случае предоставить его требуется в органы соцзащиты, чтобы была правильно определена трудовая пенсия;
- выписка может потребоваться в разные государственные органы, причем она выступает подтверждением тех или иных фактов;
- в ней не содержатся все сведения, которые имеются в приказе, поэтому есть возможность охранить конфиденциальность в отношении некоторых данных;
- обычно этот акт имеет только один пункт, который и требуется подтвердить, а сюда относится назначение конкретного человека на определенную должность или предоставление отпуска.
Кто и когда формирует такой акт
Содержит он только необходимые сведения для работника, а остальные данные остаются нетронутыми, поэтому формирование выписки считается наиболее предпочтительным для граждан и работодателей, чем создание копии всего приказа.
Обычно необходимость в формировании этого акта возникает в ситуации, когда работник вынужден контактировать по разным причинам с различными государственными или муниципальными властями.
Также нередко выписка используется во внутренней работе компаний. Она делается в ситуациях:
- чтобы начислить зарплату сотруднику, бухгалтер должен изучить сведения из приказа;
- кадровая служба при создании личного дела на конкретного работника так же должна получить выписку;
- для разных соцслужб или фондов работнику надо доказать свой стаж, поэтому запрашивается на работе этот акт;
- если теряются другие документы, то требуется документация в МВД или суд.
Форма и структура выписки из приказа о приеме на работу
Существует два вида выписки, так как ее можно получить из приказа по личному составу или по основной деятельности фирмы. Отсутствует строгая форма данного документа, но он должен содержать основную информацию:
- в шапке акта указываются те же сведения, что и в самом приказе, причем должна содержаться на бумаге эмблема или товарный знак компании;
- ниже прописывается название предприятия, которое должно быть таким же, как и в учредительной документации;
- указывается регистрационный номер, который должен соответствовать номеру приказа;
- датируется акт тем же числом, что и приказ;
- в констатирующей части требуется написать слово «приказываю», если в этом имеется необходимость и если оно имеется в самом приказе;
- далее идет распорядительная часть, содержащая информацию исключительно о конкретном работнике фирмы, для которого готовится документ, а именно его ФИО, должность и иные данные.
Важно! Во время формирования данного документа не допускается пользоваться сокращениями, но разрешены утвержденные аббревиатуры.
Этапы составления документа
Чтобы получить правильную выписку, обладающую юридической силой, учитываются правила ее формирования:
- первоначально надо найти приказ, из которого будет переписываться информация, а для этого надо пользоваться журналом регистрации приказов по личному составу;
- прописывается правильное название компании, дата и номер приказа, из которого берутся сведения, а также указывается место, где составлялся этот документ;
- далее прописывается название акта – Выписка из приказа;
- после идет констатирующая часть, для чего обычно пишется слово «Приказываю»;
- далее переписывается пункт из распорядительной части документа, который и требуется сотруднику;
- ниже ставится должность и подпись лица, который подписал приказ;
- делается заверительная надпись, поэтому пишется слово «Верно», а после прописывается должность и ставится подпись лица, заверяющего документ.
Важно! Любая выписка, которая предоставляется в государственные органы или иные инстанции, должна быть заверена печатью фирмы, чтобы она обладала юридической силой.
Как не совершить ошибок
Если выявляются ошибки или заведомо ложные сведения в таком акте, то это может стать причиной многих негативных последствий. Выписка не будет приниматься судом или государственными органами, а также работник не сможет доказать свой стаж или иные сведения о своей работе.
Важно! Нередкими считаются ситуации, когда работникам приходится судиться с компаниями за то, что в самом приказе, а соответственно и в выписке содержится недостоверная информация.
Чтобы не допустить ошибок при создании этого документа, учитываются нюансы:
- требуются не только подписи, но и их расшифровки;
- обязательно на акте ставится печать фирмы. Может ли ИП работать без печати – читайте в этой статье;
- желательно скачать специальный бланк выписки, чтобы он обладал нужным внешним видом;
- заверительная надпись нужна, если акт передается в другие организации, а для применения внутри фирмы она не требуется;
- выписки являются бессрочными.
Заключение
Обладает юридической силой, поэтому может применяться для разных целей в процессе сотрудничества с различными государственными органами или даже при обращении в суд.
В какой форме составлять приказ о приеме на работу – смотрите в этом видео:
Как правильно оформить выписку из приказа
Размер распорядительного акта может отличаться в зависимости от его содержания. В случае с документами большого объема, подготовка полной копии ради выписки одного или нескольких абзацев не имеет смысла. Значительно легче подготовить выписку, которая будет содержать в себе все необходимые сведения. Помимо этого, подготовка данного свидетельства позволяет сохранить конфиденциальность информации о деятельности самой компании. Ниже мы предлагаем поговорить о том, как сделать выписку из приказа и рассмотреть правила составления подобной документации.
В практической деятельности выписка из приказа готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности
Зачем нужна выписка из приказа
В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов. Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов. Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны. Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.
Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:
- По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
- По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.
Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа. Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.
По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.
Основные отличия выписки от копии
Работники, не знакомые с правилами делопроизводства ошибочно считают, что выписка и копия приказа являются равнозначными документами. Довольно интересен тот факт, что в сфере юриспруденции, данные документы имеют равнозначную законную силу. Главным различием этих бланков является их содержание. Копии распорядительных актов изготовляются при помощи ксерокса. Это означает, что данный бланк содержит в себе всю информацию, что и оригинальный акт.
Выписка из приказа содержит в себе лишь часть сведений, содержащихся в оригинальном документе. Как правило, делопроизводители или другие должностные лица копируют лишь распорядительную часть документа. Еще одним отличием между рассматриваемыми бланками является то, что при составлении выписки, лицо, заполняющее бланк, должно заверить документ личной подписью. В случае с копиями документов необходимость выполнения данных действий отсутствует.
При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”
Разновидности документа
Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием. Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании. Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.
Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов. Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка. Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме. В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок составления приказов, связанных с назначением дисциплинарной ответственности. Это означает, что данный документ составляется в свободной форме, что значительно облегчает подготовку выписок.
Распорядительные акты, связанные с основной деятельностью компании, содержат в себе информацию о действиях руководства. К данной категории можно отнести документы о назначении либо увольнении генерального директора, акты, посвященные штатному расписанию или порядке выполнения работ. Выписка из подобной документации должна содержать в себе преамбулу, основную часть и раздел, поясняющий причину необходимости издания документа.
Как правильно оформить
Несмотря на то что содержание рассматриваемого бланка базируется на основном распорядительном документе, выписки рассматриваются как отдельный документ, обладающий собственной юридической силой. По словам экспертов, предназначение выписки оказывает непосредственное влияние на содержание бланка.
Выписка из приказа, как правильно оформить:
- В первую очередь, указывается название компании. Для заполнения этого раздела необходимо получить информацию из «Устава». В случае с филиалами и представительствами, первостепенно указывается наименование вышестоящего органа, после чего фиксируется название подразделения.
- Далее указывается номер, присвоенный приказу при регистрации, а также дата его составления.
- «Тело» документа начинается с фразы «Выписка из распоряжения (приказа)».
- При заполнении «тела» бланка следует учитывать его особенности. В случае с выпиской из приказа, связанного с деятельностью компании, приводится констатирующая часть основного документа. При составлении документа, касающегося личного состава, из оригинального акта копируется информация, которая идет после слова «Приказываю».
- В последнюю очередь заполняется раздел, где указываются сведения о лице, подписавшем распоряжение.
О приеме на работу
Выписка из приказа о приеме на работу, образец которой будет приведен ниже, должна содержать сведения лишь об одном труженике, принятом в ряды организации. При составлении документа необходимо указать информацию о лице, выступающем в качестве работодателя. Далее указывается дата приема на работу, должность нового сотрудника и название структурного подразделения. Вышеперечисленная информация должна быть заверена подписью заполняющего бланк и фирменным штампом.
Составление и оформление выписки мало чем отличается от выписки из приказа по основной деятельности
Об увольнении
В действующем законодательстве отсутствует регламент, согласно которому оформляется этот документ. Это означает, что при формировании подобной документации, должностному лицу следует придерживаться общих правил делопроизводства. Образец выписки из приказа об увольнении должен в обязательном порядке содержать информацию о самом предприятии и труженике, с которым прекращены трудовые отношения. «Тело» документа начинается с формулировки «Выписка из приказа об увольнении».
Данный документ относится к категории актов, посвящённых личному составу компании. Это означает, что каждый работник, к которому относится данный бланк, имеет законное право ознакомиться с его содержанием. В шестьдесят второй статье ТК РФ говорится о том, что данный бланк может быть затребован не только увольняемым сотрудником, но и контролирующими органами.
Как правило, необходимость в составлении данного документа возникает при утере или порче трудовой книги. Именно это обстоятельство заставляет труженика обращаться в организации, где ранее велась трудовая деятельность. На основе полученных документов создается дубликат трудовой книги. Помимо этого, необходимость в получении выписки из приказа об увольнении может быть вызвана отсутствием отметки о величине трудового стажа в трудовой книге.
О командировке
Выписка из распорядительного акта о командировке должна содержать в себе реквизиты компании, наименование документа, регистрационный номер и дату составления. Далее копируется текст, содержащийся в распорядительной части оригинального акта. Составленный бланк должен содержать в себе подпись руководителя компании и её расшифровку. Информация, приведенная в выписке, должна быть заверена фирменным штампом компании.
Сроки, установленные для оформления выписок
Для того чтобы получить рассматриваемый бланк, работнику или сотруднику контролирующего органа необходимо составить письменную заявку на имя руководителя организации. В этой заявке следует указать основания для получения информации, приведенной в распорядительной документации. Заявка, поступившая от контролирующих органов или самого работника, должна быть в обязательном порядке зарегистрирована в специальном журнале. Этот шаг позволит минимизировать риск возникновения возможных конфликтов.
Согласно действующему законодательству, работодатель не имеет права отказать в оформлении бланка. В Трудовом Кодексе приводится ряд правил, согласно которым оформляется выписка. Срок оформления бланка составляет три дня с момента получения письменной заявки.
Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции
Время действия и особенности хранения
В действующем законодательстве отсутствует регламент, ограничивающий срок действия рассматриваемого документа. Это означает, что выписка из приказа, образец которой приведен в данной статье, имеет бессрочный характер. Если подготовленный акт касается личного состава компании, он должен быть передан в кадровый отдел для хранения вместе с личным делом работника. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что срок хранения документа равен сроку хранения личного дела работника в пределах самой организации.
При каких условиях могут отказать в получении документа
Каждый работодатель должен придерживаться правил, изложенных в нормативно-правовых документах, выпущенных контролирующими органами. Согласно установленным правилам, каждый работник имеет законное право заполнить заявку о получении выписки из приказа о зачислении в штат, переводе, направлении в служебную поездку или других мероприятиях. Во второй части шестьдесят второй статьи Трудового Кодекса приводится перечень оснований, которые могут быть указаны сотрудником при составлении заявки. Как уже было сказано выше, срок оформления документа составляет три рабочих дня.
Выводы (+ видео)
В данной статье мы рассмотрели пример составления выписки из распорядительного акта. Этот документ используется в качестве подтверждения различных фактов о личном составе компании и действиях работодателя. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что у контролирующих органов отсутствуют жесткие требования, регламентирующие составление бланка. Однако при создании документа необходимо придерживаться стандартных правил делопроизводственного процесса. Заполненный бланк должен быть заверен печатью руководителя и фирменным клише.
Как сделать выписку из приказа о приеме на работу?
Приказы о приеме на работу содержат сведения, касающиеся нескольких сотрудников и, как правило, бывают довольно объемными.
Поэтому для предоставления их в какую-либо организацию не копируют целиком, а делают выписку из приказа на определенного сотрудника.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76 . Это быстро и бесплатно !
Что такое выписка из приказа о приеме на работу?
Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.
Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.
В каких случаях она делается?
В соответствии с частью 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель в обязательном порядке должен предоставлять работнику копии всех документов, связанных с работой, в том числе и о приеме. Это делается по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней.
В этом случае нет никакой необходимости копировать его целиком, поэтому для экономии времени и сохранения корпоративной этики выписки делаются отдельно на каждого сотрудника.
Как правильно оформить?
Приказы о приеме на работу бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. В зависимости от того, выдержку из какого приказа мы делаем, будет зависеть и оформление, хотя расхождения между ними незначительные.
«Шапка» выписки выглядит абсолютно так же, как и сам приказ. Она содержит следующие реквизиты:
- Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагается в верхней центральной части бланка в соответствии с уставом (положением организации).
- Название организации. Это полное наименование, соответствующее учередительным документам организации. Сокращения не допускаются, кроме утвержденных аббревиатур. Если имеется вышестоящая организация, то ее сокращенное название (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа.
- Регистрационный номер. Он остается таким же, как и у приказа. Допускается
написание, как в печатном виде, так и от руки. - Датируется тем же числом, что и приказ.
- Вид документа меняется. Слово «ПРИКАЗ» заменяется на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Пишется по центру, заглавными буквами, точка не ставится.
- Констатирующая часть. Если таковая имелась в приказе, то ее приводят полностью. В приказах по личному составу она отсутствует, поэтому пишется лишь слово «приказываю».
- Распорядительная часть. В нее входят только пункты, касающиеся того сотрудника (сотрудников), на которого готовится выписка.
- Указывается фамилия и инициалы, наименование должности лица, подписавшего приказ. Личная подпись не требуется.
Образец выписки из приказа о приеме на работу:
Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.
Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.
Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.
Срок действия и срок хранения
Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.
Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.
Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.
Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 577-03-76 (Москва)
+7 (812) 467-44-78 (Санкт-Петербург)
Как оформить выписку из приказа
В любой организации, независимо от ее размеров и вида деятельности, все структурные подразделения и отделы связаны между собой. В связи с этим часто возникают ситуации, когда один документ необходим нескольким сотрудникам одновременно. В такой ситуации составляется выписка из приказа.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:
+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
При ее оформлении должны быть соблюдены все требования действующего законодательства, в противоположном случае сведения, указанные в выписке, будут признаны недействительными.
Что это такое
Данный документ имеет равную приказу юридическую силу, из-за чего необходимо строго придерживаться правил его оформления.
Большинство документов, которые являются обязательными к выдаче, содержат копии, но не выписки. Однако, работник в любой момент может попросить выписку из документа, если он имеет отношение к трудовой деятельности гражданина в конкретной организации.
При этом, в соответствии со ст.62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику выписку при первой просьбе.
В каких случаях требуется
Чаще всего выписка предоставляется по просьбе работника, которому она необходима для предоставления в какую-либо организацию, например, при оформлении пенсии. Кроме этого, ряд государственных служб могут потребовать у организации предоставление информации по конкретному работнику.
Кроме этого, большинство документом в организации хранятся лишь в одном экземпляре, а копирование невозможно по ряду причин, например, из-за содержания конфиденциальной информации или из-за невозможности копирования в связи с плохим состоянием архивного документа.
Также выписка из приказа может потребоваться при:
- необходимости подтверждения информации о приеме на работу или увольнении сотрудника, если таковой записи в трудовой книжке нет, она испорчена или утеряна;
- подтверждении рабочего стажа для подсчета пенсионных начислений;
- начислении премии работнику;
- запросах из государственных органов.
Кроме этого, в больших компаниях выписки из приказов часто используются при необходимости оформления информации по конкретному сотруднику сразу в нескольких отделах, например, в бухгалтерии и отделе кадров.
Чем отличается от копии
Большинство людей принимают выписку и копию за один вид документа. Однако, копия содержит всю информацию из приказа, а в выписке отражаются лишь те пункты, которые необходимы человеку.
При этом, предварительно копию необходимо заверить, только после этого она будет наделена юридической силой. Выписка же обязательное заверение ответственного лица не требует.
Как получить
Для получения выписки гражданину необходимо составить соответствующее письменное заявление. В нем необходимо точно указать, какую информацию, из какого приказа и для каких целей следует предоставить.
При этом, заявление должно быть завизировано у секретаря. Это позволит избежать конфликтных ситуаций в случае потери документа или при возникновении разногласий.
Как правильно оформить и ее образец
На законодательном уровне не закреплена форма, по которой необходимо составлять документ. Однако, важно правильно оформить выписку из приказа, для этого в большинстве организаций разработаны специальные бланки или шаблоны.
Стоит учесть, что с 2016 года удостоверять документ печатью организации не обязательно, но в большинстве государственных органов до сих пор предъявляют такие требования.
Выписка может быть составлена, как на компьютере, так и напечатана от руки на листе А4. Также допускается сканирование, копирование и печать, главное, чтобы на каждом экземпляре была поставлена подпись ответственного лица. При этом, закон позволяет не производить фиксацию факта выдачи выписки в журнале внутреннего учета документов.
Текст выписки должен быть полностью идентичен содержащемуся в приказе. Наличие каких-либо сокращений, корректировок или дополнений недопустимо. Стоит учесть, что в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.
Сам документ в обязательном порядке должен содержать информацию:
- об организации, выдаваемой выписку. Необходимо указать все реквизиты. Часто для этого используется угловой штамп;
- о названии документа, из которого будет оформляться выписка;
- о дате и месте выдачи;
- о регистрационном номере.
Основное содержание должно включать необходимый пункт приказа. В конце документа в обязательном порядке проставляется подпись ответственного лица.
Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче выписки, то сотрудник должен потребовать официального ответа, составленного в письменном виде, в котором будет указана точная причина отказа.
О приеме на работу
Выписка из приказа о заключении трудового договора с сотрудником оформляется в соответствии с общими правилами. Часто ее основная часть состоит лишь из одного пункта, в котором содержится информация о принятии гражданина на работу в компанию.
Если выписка оформляется из приказа о назначении нового руководителя, то заверить бумаги должно само лицо, которое руководит компанией.
Об увольнении
Данный вид документа обычно требуется для бывших работников компании. Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров. Такой документ дополнительно должен содержать пункт с отсылкой на статью ТК, которая является обоснованием причины увольнения гражданина.
Стоит учесть, что бывший сотрудник может в любой момент и без указания причин потребовать выписку из приказа о разрыве трудовых отношений.
По личному составу
Фактически выписка по личному составу мало чем отличается от остальных, за исключением того, что вписываются пункты из распределительной части, а не констатирующей.
По запросам такую выписку могут получить как физические лица, так и организации. Но для большинства таких запросов потребуется наличие дополнительных документов, которые подтвердят необходимость выписки.
По форме выписка из приказа имеет данные реквизитов основного бланка и подпись с заверительной надписью. Основную часть составляет заголовок и текст.
Для школы
Чаще всего для школы используются выписки из назначения руководящей инстанцией лица на определенную должность в образовательном учреждении.
Происходит это по стандартной процедуре. Единственным моментом является полное совпадение реквизитов с органом образования, который принимает такие решения.
Срок действия
На законодательном уровне срок действия выписки из приказа не предусмотрен. Она является бессрочной и может быть представлена в запрашивающую организацию в любой момент времени после ее получения. Это связано с тем, что выписке присваивается та же дата создания, что и у изданного приказа. Постановка другой даты запрещена.
Выписка из приказа является документом, имеющим равную юридическую силу с другими кадровыми документами. Она позволяет предоставлять лишь ту информацию, которая необходимо адресату без копирования всего документа.
Несмотря на то, что выписка не имеет закрепленной на законодательном уровне формы, в ней должны отсутствовать любые ошибки и неточности. Это связано с тем, что при предоставлении документа, содержащего ошибки, в другие органы его могут просто не принять, что приведет к большим временным затратам.
Видео по теме:
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
- Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
- Регионы – 8 (800) 222-69-48
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Выписка из приказа о приеме на работу
Выписка из приказа является важным документом для обеспечения стабильного документооборота в компании. Нередко те бумаги, которые являются актуальными в одном подразделении, также необходимы для другого. При этом выписки из приказов также регулярно запрашивают сотрудники, особенно это характерно для выписок из приказов о трудоустройстве. Наниматель не вправе отказать подчиненному в оформлении рассматриваемого документа.
Особенности составления распоряжения о приеме на работу
Исходя из действующего законодательства, трудоустройство сотрудника должно оформляться соответствующим приказом, а также рядом сопутствующих документов (например, заявление претендента на должность с прошением принять его на работу, трудовое соглашение и т.д.). В настоящее время закон не конкретизирует строгих требований к оформлению приказа о трудоустройстве. Основное требование – это присутствие в бумаге стандартных реквизитов, а также четкое внесение базовой информации относительно трудового соглашения с сотрудником.
До 2013 года являлся обязательным унифицированный бланк распоряжения о трудоустройстве, который оформлялся по форме Т-1. Данный шаблон был утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. Однако после 2013 обязательность применения стандартизированного бланка была отменена. Но наниматели до сих пор предпочитают использовать форму Т-1 ввиду ее удобства и полноты. Расширение и добавление в шаблон новых сведений происходит редко.
Однако важно подчеркнуть, что форма Т-1 предполагает внесение в документ персональных сведений о сотруднике (в частности, информацию о его доходе), что в настоящее время противоречит запрету придачи огласке частных данных о работнике. Внесенная в форму информация о доходе может не спровоцировать конфликт, однако в судебном споре суд может принять сторону сотрудника, если последний решится расценивать публикацию приказа с отметкой о его доходе, как разглашение персональных данных.
Приказ по форме Т-1 составляется стандартно, по такому алгоритму:
Вносится наименование нанимателя. Данная информация должна в точности соответствовать сведениям из учредительных документов.
Общая информация о выписке из приказа о приеме на работу
Отказывать работнику в предоставлении выписки из приказа о приеме на должность противоречит правилам трудового законодательства и прямо нарушает права сотрудника. При этом фактическая выдача документа не должна происходить позже, чем через три дня с момента поступления секретарю письменного запроса от субъекта. Сотруднику может потребоваться выписка о приеме на работу для предоставления в контролирующие инстанции, суды, кредитные структуры, для получения визы и проч.
Важно также отметить, что нередко копию распоряжения и выписку воспринимают как один и тот же документ. Однако копия предполагает полный текст приказа, при этом необязательно визированный подписью управленца. В свою очередь, выписка должна быть в обязательном порядке подписана директором компании; документ также включает в себя только часть распоряжения – определенный блок информации, которая требуется сотруднику.
Важно также подчеркнуть, что выписка не предоставляется работникам на регулярной основе. Ее необходимо выдавать субъектам на базе письменного заявления с соответствующим прошением. При этом выписка из приказа о найме также может потребоваться кадровым служащим для составления личной карточки лица.
Образец оформления выписки из приказа о приеме на работу
Рассматриваемый документ не имеет регламентированного бланка. Управленцы должны самостоятельно разрабатывать шаблон. При этом данную процедуру настоятельно рекомендуется осуществлять на первых порах функционирования компании с целью упрощения дальнейшей работы кадрового подразделения. Практика показывает, что в любом виде данная выписка должна включать в себя стандартные реквизиты, к которым относятся:
- наименование компании;
- дата и место оформления выписки из распоряжения о трудоустройстве;
- визы всех ответственных сотрудников, отмеченных в тексте составляемого документа.
Порядок оформления выписки выглядит следующим образом:
В самом верху листа следует прописать общую информацию о нанимателе: наименование компании, код ОКПО, адрес, контактные данные. Настоятельно рекомендуется использовать фирменный бланк организации.
Таким образом, выписка из приказа о трудоустройстве может потребоваться работнику для различных нужд, обусловленных его жизненными обстоятельствами. Нанимателю необходимо заблаговременно внедрить бланк документа с целью упрощения работы кадрового отдела предприятия.