Особенности командировки на личном транспорте

В командировку на личном авто? Легко!

В один прекрасный день ваш сотрудник собрался ехать в командировку на личном автомобиле. И директор решил, что это для организации выгоднее, чем поездка на общественном транспорте.

Давайте рассмотрим, какие документы могут понадобиться для подтверждения расходов.

Комплект документов: все как обычно

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).

Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.

Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.

Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложит

  • командировочное удостоверение с отметками;
  • служебное задание с отчетом о проделанной работе;
  • чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.

В связи с этим возможны два варианта.

«Налоговые» палки в колесах

ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:

  • сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
  • расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.

Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательн Такова позиция

Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

  • до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц;
  • свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировк

Раз нигде не оговаривается вид «командировочного» транспорта, значит, работник может поехать хоть на велосипеде. Опять же, экономия на ГСМ

Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыл

Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходо

А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотрен Ведь путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего организации автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если это служебные поездки.

Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.

Оформление командировки на личном транспорте

С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.

Особенности поездки

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать локальные акты, регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Что говорит закон?

Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.

В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие Постановлением Правительства РФ № 749 от 29.07.2008 г.

В качестве разъясняющих документов в 2022 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

Командировка на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

  • наименование автомобиля;
  • информацию о времени действия путевого листа;
  • информация о собственнике машины;
  • сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Директора

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Как написать служебную записку на командировку? Образец тут.

Порядок оформления

Командировка оформляется письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.

Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

  • приказ работодателя;
  • авансовый отчет;
  • путевой лист;
  • служебная записка.

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

образец написания приказа о направлении в командировку тут.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,

образец написания командировочного удостоверения тут.

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Образец служебной записки здесь.

Компенсация расходов

Сотруднику компенсируются:

Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.

Читайте также:  Статья 80 ТКРФ увольнение по собственному желанию без отработки

Чем подтвердить?

Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.

В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

Списание ГСМ

Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.

Как осуществляется оплата?

Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.

Оплата может осуществляться наличными или зачислением компенсации на карту работника. Предусмотрена возможность выплат денег сотруднику еще до начала поездки.

Вопросы налогообложения

Расходы на командировку на сумму свыше 1500 рублей включаются в налоговую базу.

Если поездка на машине необходима для командировки за границу, налогами облагаются расходы свыше 2500 рублей.

Информация о затратах на командировку сотрудников должна быть указана в ежегодной декларации.

Как оплачивается командировка в выходные дни? Информация здесь.

Как составить авансовый отчет по командировке? Подробности в этой статье.

Судебная практика

В 2022 году единообразия судебной практики по вопросам компенсаций работникам за командировку не наблюдается. Основные вопросы связаны с обоснованностью использования личного авто в рабочих целях.

Возможны ситуации, когда работодатель на словах согласен компенсировать расходы на поездку, но позже отказывается выполнять свои обязательства.

Подобные споры требуют помощи квалифицированного специалиста и рассматриваются судом с учетом представленной сторонами доказательственной базы.

На видео о выплате суточных

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
    • Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Командировка на личном автомобиле в 2019 – 2022 годах (особенности)

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

  • гарантии работнику при направлении его в командировку;
  • порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале “Как составить положение о командировках на 2019 – 2022 годы”.

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

На вопрос “Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля” есть 2 ответа:

  1. Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:
  • 1 200 руб. в месяц – если объем двигателя менее 2000 см 3;
  • 1 500 руб. в месяц – в случае превышения 2 000 см 3.

ВАЖНО! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

  • название и номер путевого листа;
  • данные о сроке действия документа;
  • данные о владельце автомобиля;
  • информация о транспортном средстве;
  • информация о водителе.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона “О бухучете” от 06.12.2011 №402-ФЗ):

  • наименование организации;
  • дату составления и номер распорядительного документа;
  • данные сотрудника, наименование его должности;
  • данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
  • длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
  • цель командировки;
  • подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
  • сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

  • на проезд в обе стороны;
  • на съем жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

  • документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
  • чеки на ГСМ;
  • путевой лист;
  • служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Пример оформления служебки:

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Еще больше материалов по теме — в рубрике “Командировки”.

Особенности оформления командировки на личном транспорте

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Читайте также:  Сколько стоит и кто оплачивает медосмотр при приеме на работу?

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

  • объем задания;
  • сложность выполнения поручения;
  • дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2019 году выдаются перед поездкой. Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист. По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

  • название компании;
  • дату и номер;
  • сведения о работнике;
  • информация о месте командировки;
  • длительность поездки;
  • цель;
  • подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2019 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

  • название и номер;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике авто;
  • сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

  • название организации;
  • сведения о работнике;
  • место назначения;
  • длительность поездки;
  • информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

  • суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
  • проезд (траты на бензин);
  • аренда жилья;
  • прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы. Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2019 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок. Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

  • гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
  • квитанции об оплате ГСМ;
  • путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию. Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей. Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

  • работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
  • наниматель издает соответствующий приказ;
  • перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Однодневные командировки

Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок. Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.

Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:

  • траты на проезд (бензин и т. д.);
  • дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).

Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.

Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2019 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.

В командировку на личном транспорте. Возможно?

У одного нашего работника разъездной характер работы. У него, как и у многих сейчас, есть свой личный автомобиль, однако в рабочее время он им не пользуется и предпочитает ездить на общественном транспорте – так он экономит свое время и нервы. Сейчас мы хотим отправит! его в другой город в командировку для рекламы нашего продукта, и ехать туда он собирается не на поезде, а на своей машине. Руководитель не возражает, но я сомневаюсь – можно ли отправить в командировку работника на личном транспорте? Работаю инспектором по кадрам уже не первый год, но с таким случаем еще не сталкивалась. Ответа я так нигде и не нашла. Помогите разрешить ситуацию.

Для работника, конечно, было бы неплохо поехать в командировку на своей «ласточке», и его желание вполне объяснимо.

Работник не будет зависеть от расписания движения общественного транспорта. Кто хоть раз был в командировке, тот знает, какие случаются казусы: то вылет самолета задерживается, то очереди в кассах, то нет билетов – всего не перечесть. И порой это влечет за собой неприятные последствия, вплоть до срыва выполнения служебного задания. А если у работника есть личный автомобиль, то он относительно свободен в перемещении и может с большей пользой для дела распорядиться отведенным ему служебным временем.

На первый взгляд все достаточно убедительно. Но это с позиции работника и только на первый взгляд. А теперь посмотрим на эту ситуацию с точки зрения закона и практики его применения.

По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ (даже – ТК РФ), обязанность по обеспечению работников оборудованием, инструментами, иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, возлагается на работодателя (ст. 22 ТК РФ). Однако прямого запрета на использование работниками личного имущества, в том числе персонального автомобиля, для выполнения своих трудовых обязанностей ТК РФ не устанавливает. Также в законе прямо говорится о том, что работнику гарантировано возмещение расходов по проезду, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Обратите внимание на два момента: первое – в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе – говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)

При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника последнему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Поэтому в случае использования личного транспорта в целях служебной командировки работник может быть уверен в соответствующей компенсации. При этом стороны должны договориться о размерах возмещения расходов, заключив соглашение в письменной форме.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

За все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель

Читайте также:  Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон

Итак, чтобы поездка в командировку на личном автомобиле работника была законной, необходимо соблюдение следующих условий.

Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте.

Условие 2. Работодатель согласен на такой способ проезда в командировку.

Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов.

Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

ПРИМЕР

Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.

На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга…

В дороге, как мы знаем, случается всякое, например работник может попасть в дорожно-транспортное происшествие. В связи с этим возникает вопрос: будет ли нести работодатель риски возмещения ущерба третьему лицу в случае наступления такого события?

Обратите внимание: сам характер трудовых отношений позволяет сделать вывод о том, что за все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель. Подтверждением тому служит п. 1 ст. 1068 Гражданского кодекса РФ. Согласно ему юридическое лицо либо гражданин возмещает вред, причиненный его работниками при исполнении ими трудовых (служебных, должностных) обязанностей.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ.

. в вопросе возмещения расходов по проезду могут возникнуть разногласия с налоговыми органами. Несмотря на то, что в ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) прямо указано, что расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, чиновники Минфина и ФНС считают по-другому, приводя следующие аргументы.

Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле.

Во-вторых, в Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей трудовому законодательству, упоминается об оплате расходов по проезду видами транспорта общего пользования, а про личный транспорт там ничего не сказано.

В-третьих, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92) устанавливает предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения. Но это для случая, когда личный автомобиль используется в служебных целях постоянно. Если же автомобиль эксплуатируется не постоянно, то, по мнению чиновников, и компенсационные выплаты должны быть меньше нормы, установленной вышеназванным постановлением (письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63). При этом предельные нормы компенсации составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 – 1000 руб. в месяц, а свыше 2000 см3 – 1 500 руб. в месяц.

Другими словами, все, что по мнению налоговых органов выше установленных норм, облагается налогом на прибыль. Более того, если налоговый инспектор усмотрит умышленное занижение налоговой базы по налогу на прибыль, то это грозит еще и штрафными санкциями (ст. 120 НК РФ).

Разногласия возникают и по вопросу о том, что включается в расходы по проезду. По идее в эти расходы можно включить все, что связано с использованием автомобиля: стоимость бензина, запасных частей, оплата ночной стоянки, мойка и т. д. Но у чиновников из Минфина России и ФНС России другое мнение: в предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок включено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), а значит, и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140; УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Кроме того, рассматриваемые нормы применяются при использовании личного транспорта для «служебных поездок», а «служебные поездки» и «командировка» – это два разных понятия. Следовательно, предельные нормы компенсации, установленные Постановлением № 92, по их мнению, не могут применяться при возмещении командировочных расходов по проезду и, следовательно, понесенные работодателем расходы на возмещение затрат по использованию личного транспорта работника для целей командировки не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

В результате таких разногласий работодатель может столкнуться с проблемой по уплате налогов.

Резюме

Трудовое законодательство не запрещает работнику с разрешения работодателя поехать в командировку на личном транспорте. Однако стоит помнить, что во время проезда к месту командировки работник выполняет свои трудовые обязанности. И если работник во время поездки попадет в ДТП по своей вине, в результате чего будет причинен ущерб третьему лицу, работодатель несет риск возмещения ущерба данному лицу на основании ст. 1068 ГК РФ.

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 16.05.2012, Год: 2012, Номер: №6
Автор: Мельник А.Б.

Командировка на личном автомобиле

Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.

Документы до отъезда

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке ( абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании ( ст. 188 ТК РФ ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

  • название, дату, номер
  • название компании и ФИО сотрудника
  • номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
  • характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
  • порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы )
  • сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
  • дату вступления соглашения в силу
  • название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Расчет затрат на проезд

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

Модель автомобиля Число и расположение цилиндров Мощность двигателя, л.с. Рабочий объем, л КПП Базовая норма расхода топлива, л/100 км
LADA KALINA (ВАЗ 11186) 4L 87 1,596 8,6

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

  • авансовый отчет
  • служебную записку
  • путевой лист (заполняет командированный сотрудник)
  • чеки, квитанции, счета за ГСМ.

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  • название и номер,
  • срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
  • собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
  • сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
  • данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Резюмируем

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

  • заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
  • в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
  • после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
  • после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).

Ссылка на основную публикацию