Условия замены отпуска денежной компенсацией в 2022 году

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

mars58 / Depositphotos.com

Ежегодный оплачиваемый отпуск работника может быть заменен на денежную компенсацию только в двух случаях – если у увольняемого сотрудника остались неиспользованные отпуска или если речь идет о замене денежной выплатой части отпуска, превышающей 28 календарных дней (ст. 126-127 Трудового кодекса). Рассмотрим обе эти ситуации подробнее.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Стоит отметить – несмотря на то, что право на использование отпуска за первый год возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы, сотрудник, проработавший в компании менее полугода, все равно имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска (апелляционное определение Ростовского областного суда от 18 мая 2015 г. № 33-7240/2015, апелляционное определение Московского городского суда от 18 июня 2014 г. № 33-16858/14, письмо Роструда от 31 октября 2008 г. № 5921-ТЗ, письмо Роструда от 23 июня 2006 г. № 944-6).

Причитающуюся работнику сумму работодатель должен выплатить в день увольнения, а если в этот день сотрудник не работал, то – не позднее следующего дня после предъявления им соответствующего требования (ст. 140 ТК РФ).

Чтобы рассчитать положенную работнику компенсацию, следует действовать следующим образом.

Определить количество положенных сотруднику дней отпуска с учетом его стажа. При этом право на полный отпуск имеют не только работники, которые проработали полный рабочий год, но и сотрудники:

проработавшие у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск;
проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие ликвидации предприятия или учреждения или отдельных частей его, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ, и др. (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Во всех остальных случаях работникам положен отпуск, пропорциональный отработанному стажу. Например, если сотруднику установлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, за каждый месяц стажа он имеет право на 2,33 календарных дня отпуска (28 дней : 12 месяцев).

Таким образом, количество положенных работнику дней отпуска можно определить по следующей формуле:

О = Е : 12 х С, где
О – количество положенных работнику дней отпуска;
Е – общая продолжительность отпуска;
С – количество месяцев отпускного стажа.

Вычесть из положенного работнику количества дней отпуска уже использованные им дни. При этом нередко количество дней отпуска, за которое положена компенсация при увольнении, получается дробным. Округление их законодательством не предусмотрено, но Минздравсоцразвития России пояснило, что полученное число работодатель может округлить, правда, не по правилам арифметики, а исключительно в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17).

Рассчитать средний дневной заработок работника (ст. 139 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 “Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы”). Для этого следует использовать одну из двух следующих формул.

Заявление о замене отпуска денежной компенсацией
Приказ о замене отпуска денежной компенсацией
Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением по собственному желанию
Другие бланки и образцы

Если сотрудник полностью отработал 12-месячный расчетный период:

СЗ = (З : 12 : 29,3) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
29,3 – среднемесячное число календарных дней (постоянный показатель в соответствии с ч. 4 ст. 139 ТК РФ);
Д – количество календарных дней отпуска.

Если сотрудник один или несколько месяцев расчетного периода отработал не полностью:

СЗ = (З : (29,3 х М + Н)) х КД, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
М – количество полных календарных месяцев (когда работник отработал все рабочие дни или смены);
Н – количество календарных дней в неполных календарных месяцах;
Д – количество календарных дней отпуска.

При этом показатель Н для каждого месяца нужно рассчитать отдельно:

Н = 29,3 : КД x КО, где:
Н – количество календарных дней в неполном календарном месяце;
КД – количество календарных дней в месяце;
КО – количество отработанных в этом месяце календарных дней.

Полученные результаты по показателю Н за каждый неполный месяц затем следует суммировать и полученный итог подставить в формулу для расчета среднего заработка.

Напомним, что средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы). При этом из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законом (например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск), за исключением предусмотренных ТК РФ перерывов для кормления ребенка;
работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законом (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Лицам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ), и сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ) отпуска положены не в календарных, а в рабочих днях (из расчета два рабочих дня за месяц работы). В связи с этим средний дневной заработок таких сотрудников следует исчислять по следующей формуле:

СЗ = (З : Р6) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная заработная плата;
Р6 – количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время;
Д – количество рабочих дней отпуска.

Умножить вычисленный средний дневной заработок на количество неиспользованных дней отпуска. Это и будет положенная работнику сумма компенсации.

Вместе с тем увольняющийся работник вправе предпочесть компенсации сам отпуск. В этом случае он должен представить работодателю письменное заявление о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением – воспользоваться этим правом не могут лишь сотрудники, которых увольняют за виновные действия (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). При этом днем увольнения считается последний день отпуска, а последним днем работы – день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда Российской Федерации от 25 января 2007 г. № 131-О-О). Это необходимо, чтобы работодатель мог надлежаще исполнить свою обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым сотрудником.

Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Это возможно, когда сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуска (ч. 2 ст. 115, ст. 116 ТК РФ).

Кроме того, при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год компенсацию можно получить за часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Если же работник, которому положен ежегодный основной оплачиваемый 28-дневный отпуск, не использовал его в прошлом году, в текущем он все равно не сможет получить компенсацию вне зависимости от того, сколько дней отпуска у него накопилось. Это связано с тем, что, как было указано выше, правом на замену части отпуска денежной выплатой могут воспользоваться только те сотрудники, которым предоставляется удлиненный или дополнительный отпуска.

О том, как правильно определить период, на который приходятся последние 12 календарных месяцев работы сотрудника, претендующего на денежную компенсацию вместо отпуска, узнайте из материала “Определение расчетного периода при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск” в “Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры” интернет-версии системы ГАРАНТ.

Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Вместе с тем есть ряд нюансов, которые важно иметь в виду.

Во-первых, чтобы получить компенсацию, работник должен написать письменное заявление. Заменить сотруднику часть отпуска компенсацией по своей инициативе работодатель не вправе.

Во-вторых, подавший соответствующее заявление сотрудник не должен относиться ни к одной из следующих категорий:

беременные женщины;
работники в возрасте до 18 лет;
работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (если вопрос касается компенсации за ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях).

Указанным сотрудникам запрещается выплачивать компенсацию даже по их просьбе. Но и здесь есть свое исключение. Оно касается работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Часть их ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает семь календарных дней, на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения, коллективных договоров, а также письменного согласия сотрудника, оформленного в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией (ст. 117 ТК РФ).

Вместе с тем, даже если все указанные выше условия соблюдены, предоставление компенсации за часть отпуска – право, но не обязанность работодателя. Поэтому он вправе отказать сотруднику в его просьбе.

Если же руководство все же решило удовлетворить просьбу работника, замену отпуска денежной компенсацией необходимо оформить в виде приказа работодателя, изданного в свободной форме. Главное, отразить, за отпуск в каком именно рабочем году предоставляется компенсация. При этом средний заработок для выплаты компенсации исчисляется точно так же, как и для компенсации за неиспользованный отпуск.

Последняя актуализация: 1 апреля 2019 г.

Документы по теме:

Замена части отпуска денежной компенсацией в 2022 году

Иногда, когда сотрудник компании не успел или не пожелал воспользоваться возможностью отдохнуть во время ежегодного оплачиваемого отпуска, ему необходимо выплатить компенсацию. Однако, такой подход допустим только в ряде случаев, но существуют и ограничения на замену отпуска компенсационной выплатой, даже если сам работник отказывается от от отдыха в пользу дополнительных денежных средств. Рассмотрим, когда возможна замена части отпуска денежной компенсацией, а когда поступать подобным образом запрещено трудовым законодательством.

Когда допустима замена части отпуска денежной компенсацией

Даже если у сотрудника имеется право на получение компенсации за неиспользованные дни отпуска, работодатель не обязан удовлетворять просьбу сотрудника и производить замену отпуска денежной выплатой – решение этого вопроса полностью возлагается на руководство, право оформить положенный отпуск остается за ним.

В Трудовом кодексе РФ четко прописан исчерпывающий перечень случаев, при наступлении которых работник может просить о выплате ему компенсации вместо предоставления отпуска. Руководитель вправе удовлетворить просьбу работника или отказать ему – наниматель по закону имеет право, но не обязательство перед служащими компенсировать им часть неиспользованного отпуска деньгами. Это возможно в следующих случаях:

Если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно коллективному договору предприятия, оказывается больше 28 дней. Указанное количество календарных дней сотрудник обязан отдохнуть – так велит закон. А от всех дней, что предоставляются ему для отдыха сверх 28 дней, он имеет право отказаться в пользу денежной компенсации – для этого придется написать заявление, чтобы работодатель имел подтверждение инициативы служащего.
Если сотрудник увольняется по собственному желанию или по инициативе руководства. В такой ситуации бухгалтер обязан перечислить работнику, помимо прочих выплат, компенсацию за все дни отдыха, на которые работник имел право, но которые не успел использовать за период работы.

Выходит, что если основной отпуск на предприятии длится положенные по закону 28 дней, то компенсировать его полностью или частично на усмотрение сотрудника или нанимателя не получится никак иначе, кроме как при увольнении работника.

Получается, что компенсация может быть выплачена всем тем служащим, которые вправе претендовать на более продолжительный отпуск в силу своей принадлежности к особым категориям граждан – инвалидов, медицинского персонала, учителей, трудящихся Крайнего Севера, тренеров и профессиональных спортсменов. Все перечисленные категории сотрудников получают возможность отдыхать в течение как минимум 3 дополнительных дней отпуска. Вот эти 3 дня (или более, в зависимости от положений внутренних нормативных актов) как раз и можно заменить деньгами.

Когда запрещена замена части отпуска денежной компенсацией

Закон разъясняет, что даже при обоюдном желании нанимателя и подчиненного заменить полностью или частично отпуск денежной выплатой в некоторых случаях поступать так нельзя. Причем запрет на замену отдыха деньгами распространяется не только на ежегодный, но и на дополнительный отпуск. Рассмотрим отдельные случаи:

На удлиненный основной отпуск имеют право беременные женщины на любом сроке беременности, а также несовершеннолетние подчиненные. В этом случае выплачивать деньги вместо дополнительных дней отпуска нельзя.
Сотрудника, чей труд задействован на вредном или даже опасном производстве, наниматель также должен отпускать на более продолжительный отдых – он удлиняется минимум на неделю. Эти 7 дней невозможно заменить оплатой. А вот если на усмотрение нанимателя работнику были предоставлены еще более длительные каникулы, то все дни свыше семи могут быть компенсированы. Величина и условия выплаты компенсации должны прописываться в отраслевом или коллективном договоре.
Работодателям запрещено позволять сотрудникам пропускать отпуск, даже если они сами об этом просят. Но случается так, что работник все же не отгулял положенный ему в прошлом году отпуск, и тот был перенесен на нынешний год. Теперь он имеет право на отдых в течение 56 календарных дней (или более, если это предусмотрено коллективным договором). Сотрудник может попросить заменить ему часть дней деньгами, но и здесь ему придется отказать. Дело в том, что отпуск был передвинут, не его длительность не изменилась. А вот суммировать отпуска или предоставлять их по частям разрешается по соглашению нанимателя и подчиненного.

Как оформляется замена части отпуска денежной компенсацией

Грамотное оформление замены отдыха денежной выплатой начинается с момента получения письменного заявления от сотрудника. Написано оно может быть в свободной форме. Главное указать, кому предназначен документ, кем он составлен, и с какой целью направлен начальству.

Получив заявление, руководитель пишет Приказ, в котором указывает личные данные сотрудника, количество заменяемых оплатой дней отдыха, тип отпуска (ежегодный или дополнительный), период осуществления трудовой деятельности. Отдел кадров получает приказ и делает помету в графике отпусков, бухгалтер перечисляет компенсацию.

Законодательные акты по теме

ст. 127 ТК РФ

О запрете на компенсацию отпуска, не использованного в прошлом периоде, денежной выплатой

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник требует предоставить ему отпуск перед увольнением вместо компенсации за неиспользованный отпуск.

Комментарий: Работник может просить о предоставлении отпуска перед увольнением, но не требовать его – обычно выплачивается компенсация, в оформление отпуска остается на усмотрение начальства.

Ошибка: Сотрудник требует предоставить ему компенсацию за неиспользованные 3 дня отпуска при общей продолжительности ежегодного отдыха в 31 календарный день.

Комментарий: Действительно, дни сверх 28 обязательных дней основного отпуска могут быть заменены компенсацией, но решение данного вопроса полностью лежит на работодателе. Наниматель имеет право отказать сотруднику в выплате компенсации и отправить его на отдых.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда возможна замена части отпуска денежной компенсацией

Вопрос №1: Как дата трудоустройства влияет на возможность получения компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении?

Ответ: Если работник трудился с момента трудоустройства или выхода из предыдущего ежегодного отпуска 11 месяцев; или если он работал от 5,5 до 11 месяцев, а увольнение происходит из-за призыва в армию или сокращения штата сотрудников, то компенсация будет выплачена за полные 28 дней отпуска. Если сотрудник работал меньше времени, компенсация рассчитывается за фактически отработанное время.

Вопрос №2: Могу ли я получить компенсацию за неиспользованный отпуск, если я работал на предприятии всего месяц?

Ответ: Да, за каждый месяц работы сотруднику полагается 2,33 дня отпуска, а значит компенсация будет назначена даже после двухнедельной работы.

(?) Видео-советы. Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией?

В видео раскрывается информация о замене компенсации ежегодного основного и дополнительных оплачиваемых отпусков⇓

Замена отпуска денежной компенсацией в 2022 году

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором

Вернуться назад на Денежная компенсация 2022

Ст.126 устанавливают ситуацию, когда работодатель может заменить денежной выплатой часть ежегодного оплачиваемого отпуска.

При одновременной выполнении условий ниже замена дополнительного оплачиваемого отдыха компенсацией в 2022 году возможна:

1. Работник сам хочет получить деньги вместо отдыха и пишет об этом в заявлении.

2. Сотруднику положены дополнительные отпускные дни, только отпуск свыше 28-ми дней за год можно менять на денежную выплату.

3. Трудящийся является совершеннолетним лицом, то есть достиг 18-ти лет.

4. Работник не относится к категории беременных женщин, которые обязаны отгуливать свой отпуск полностью, в том числе и дополнительную часть.

5. Трудовая деятельность человека не относится к опасной и вредной.

Указанные условия прописаны в ТК РФ и обязательны к исполнению.

Важно, чтобы работник был согласен вместо отдыха получить денежные средства.

Нельзя принудить его к этому, согласие должно быть добровольным, выраженным на бумаге.

Именно добавочные отпускные дни свыше 28-ми можно поменять на денежную компенсацию.

Основная часть отпуска не подлежит замене.Работник должен ежегодно отдыхать, для этого ТК РФ предоставляет ему право на 28 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Если в текущем году он не использован, то эти не нужно компенсировать деньгами, следует перенести их на следующий год.

Запрещается непредоставление времени для отдыха более 2 лет подряд.

Ответственность при нарушении данного правила ложится на работодателя.

Если работник 2 года не отдыхал, и об этом станет известно контролирующим органам, работодателю будет назначен штраф.

Сотрудник же никаких потерь не несет в такой ситуации и не наказывается. Его отпуск копится, его он может отгулять позже (дни не сгорают) либо получить компенсацию при увольнении.

Если работодатель выплатит компенсацию за основную часть отдыха в процессе работы, то грозит штраф как самой организации, так и ее руководителю.

• для организации: от 30000 до 50000 при первичном выявлении нарушения, от 50000 до 70000 при повторном;

• для руководителя: от 1000 до 5000 при первичном, от 10000 до 20000 при повторном.

Воспользоваться правом замены отпуска компенсацией по ст.126 ТК РФ можно только в отношении дополнительно предоставляемых дней.

Если ежегодный отпуск составляет 28 дней, то никакая замена не допускается до тех пор, пока человек не уволится.

При увольнении ему выплачивается компенсация за все неиспользованные отпускные дни.

Получить денежные средства вместо дней отпуска могут те категории работников, у которых есть право на добавочные дни:

• за ненормированный труд;

• за вредные и опасные условия — за дополнительные дни свыше 7-ми;

• работающие на Крайнем Севере или в местностях, к ним приравненных – от 16 до 24 дней;

• за особый характер работы – продолжительность устанавливается Правительством РФ.

Дополнительные 7 дней оплачиваемого отпуска положены за вредные и опасные условия труда, однако их заменять денежной выплатой не допускается.

Работник должен отдыхать 28 + 7 дней ежегодно для восстановления сил и здоровья.

Вредные и опасные условия труда устанавливаются по результатам спецоценки, дополнительный отпуск положен в случае, если условия признаны вредными 2,3 или 4 степени, а также, если они признаны опасными.

7 добавочных дней за вредность работы предоставляются на основании ст.117 ТК РФ.

Если трудовым или коллективным договором на предприятии установлена большая длительность дополнительного отпуска, то дни свыше 7-ми можно заменять денежной выплатой.

Таким образом, при работе во вредных и опасных условиях работник должен ежегодно отдыхать минимум 35 календарных дней, за дни свыше можно получить компенсацию.

Для этого работнику нужно написать заявление на имя руководителя.

Согласно ст.119 ТК РФ, если у сотрудника ненормированный график, то ему положено дополнительно 3 дня оплачиваемого отпуска.

Трудовым договором или локальным актом работодатель может повысить эту продолжительность на свое усмотрение.

Все добавочные отпускные дни можно заменить денежной компенсацией, никаких ограничений нет.

Главное – желание работника и согласие работодателя.

Процедура оформления замены оплачиваемого отпуска компенсацией в процесс работы включает в себя следующие этапы:

• Написание заявления работником – только в случае, если есть право на дополнительный отдых.

• Принятие заявления работодателем и удостоверение в том, что добавочные отпуск есть и его можно менять.

• Оформление приказа в свободной форме.

• Ознакомление сотрудника с распоряжением под роспись.

• Внесение в кадровые документы изменений, связанных с заменой.

• Расчет компенсации за отпускное время — онлайн калькулятор.

• Выплата денежных средств работнику после удержания из них НДФЛ.

• Уплата НДФЛ с суммы компенсации в срок не позднее следующего дня за выплатой.

• Уплата страховых взносов, начисленных на сумму компенсации, в срок до 15-го числа следующего месяца включительно.

При прекращении трудовых отношений весь неиспользованный отдых подлежит компенсации.

Деньги выплачиваются как за основную, так и дополнительную часть в случае, они не отгуляны сотрудником.

Никакого оформления процедура не требует.

Бухгалтер автоматически проводит расчеты в случае, если оформлен приказ об увольнении.

Выплата производится в последний рабочий день. Компенсация выдается за минусом удержанного НДФЛ.

Подоходный налог работодатель должен уплатить не позднее следующего дня после выплаты.

Кроме того, с начисленной суммы нужно посчитать страховые взносы и перечислить их в бюджет до 15-го числа следующего месяца.

Дарение 2022
Дарственная на квартиру 2022
Дачная амнистия 2022
Дебиторская задолженность 2022
Декретный отпуск 2022

Меняем отпуск на деньги — выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск

Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет ряд прав и свобод, которые защищаются трудовым законодательством. В частности, это касается права на заслуженный отдых или его компенсацию в денежном эквиваленте.

Право на компенсирование

Согласно трудовому законодательству, замена отпуска денежной компенсацией возможна в том случае, если работник добровольно дал на это согласие. Например, в 2016 году сотрудник не отгулял положенный ему отпуск или его часть, тем самым перенеся его на 2017 год.

Компенсация при увольнении

У кого отпуск более 28 календарных дней

Помимо работников Крайнего Севера существуют категории работников, которым положен отдых более 28 календарных дней. Эти категории имеют право на замену отпуска денежной компенсацией в 2022 году по собственному желанию. Такими специалистами являются:

работники педагогической сферы;
работники медицинской сферы;
работники с инвалидностью;
научные работники высших учебных заведений;
государственный служащие государственной гражданской службы;
работники, выполняющие научно-исследовательские работы.

Каждый из сотрудников этой сферы имеет право отдохнуть 28 календарных дней в году за счет работодателя, а за остальные дни получить компенсацию в денежном эквиваленте. Работодатель в свою очередь вправе отказать в выплате, настояв на полноценном отдыхе работника.

Как получить компенсацию

Поскольку работодатель вправе отказать в замене ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, сотрудник обязан знать, как именно ему получить причитающиеся средства. Прежде всего, необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором указывается период дополнительного оплачиваемого отпуска, который должен быть заменен материальной выплатой. Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трех рабочих дней, после чего издать соответствующий приказ.

Кому не положено компенсирование

Работники, занятые на сложных, вредных и опасных производствах, и имеющие отпуск более 28 календарных дней, не имеют право заменить дополнительные дни материальной выплатой. Прежде всего это связано с условиями труда, которые являются трудными и вредными для здоровья. Именно поэтому работодатель вправе отказать в предоставлении выплат на законном основании. Как показывает практика, частично компенсации выплачиваются сотрудникам, занятым на вредном производстве, однако суммарно не превышают семи календарных дней отпуска.

Еому и когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск — смотрите в видео ниже:

Оформление компенсации

После получения, рассмотрения и подписания заявления сотрудника работодатель обязан издать приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск по установленному образцу. Приказ включает в себя описание периода, который должен быть заменен материальной выплатой, точные даты прописываются в тексте приказа. Кроме того, указывается срок, до которого выплаты должны быть начислены в полном объеме.

Как рассчитывается сумма

За неиспользованный отпуск компенсация рассчитывается, исходя из средней заработной платы сотрудника. Суммарная годовая заработная плата разделяется на 12 календарных месяцев, после чего разделяется на среднее число дней в одном месяце. Полученная сумма является средней дневной заработной платой, которая является основой для расчета компенсации за неиспользованный отпуск. Количество неотгулянных дней умножается на среднюю дневную заработную плату, где результатом и будет сумма выплаты.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

В каких случаях компенсация за отпуск предоставляется без увольнения?

По Трудовому кодексу каждому сотруднику, который успел проработать в компании 1 год, полагается не менее 28 дней оплачиваемого отпуска ежегодно. Но на практике мало кто из работников, особенно в средних и крупных фирмах, успевает за год отгулять все 28 дней. Причин может быть множество: не было желания, не отпустил руководитель в связи с высокой загрузкой и т. д. Для всех возможных причин последствия одинаковы.

Ст. 126 ТК РФ позволяет компании вместо дней отпуска, которые сотрудник не хочет использовать, выплатить ему денежную компенсацию.

ВАЖНО! В ст. 126 ТК РФ закреплено право руководства фирмы, а не обязанность, поэтому итоговое решение по вопросу в любом случае останется за организацией.

Однако не всегда компания имеет право пойти навстречу работнику, который хочет получить деньги взамен определенных дней отпуска. ТК РФ устанавливает специальный перечень лиц, которым должен быть обязательно предоставлен именно отпуск, а не заменяющая его компенсация. К таким лицам относятся (ст. 126 ТК РФ):

беременные женщины;
несовершеннолетние (не достигшие 18 лет);
лица, которые трудятся в условиях, считающихся вредными или опасными;
сотрудники, которые подверглись воздействию радиации в результате аварии на Чернобыльской АЭС (письмо Минтруда РФ от 26.03.2014 № 13-7/В-234).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для лиц, работающих во вредных или опасных условиях, установлено одно исключение: заменить денежной выплатой нельзя только минимум дополнительного отпуска, который составляет 7 дней. Значит, если, к примеру, сотрудник имеет право по законодательству на 10 дней дополнительного отпуска, то только вместо 3 дней такого отпуска можно выплатить деньги.

Если работник не подпадает ни под одну из перечисленных категорий, то компания может по его просьбе заменить отпуск денежной выплатой.

Но здесь важно следующее: можно выплатить деньги только вместо тех дней, которые превышают 28 дней отпуска, полагающегося сотруднику в год. Данное правило применяется к отпуску за каждый год в отдельности. Неотгулянные части отпусков за разные года в размере не более 28 дней не суммируются в целях расчета компенсации.

Схожей с указанным выше является ситуация, когда сотрудник решил уволиться, не отгуляв до конца положенный ему отпуск. Может ли он в таком случае рассчитывать на компенсацию?

Сотрудник в течение 2019 года не воспользовался отпуском, у него осталось 28 неотгулянных дней. В 2022 году повторилась аналогичная ситуация. Ни за 2019-й, ни за 2022 год совокупное количество дней отпуска у работника не превысило (в расчете отдельно за каждый год) 28 дней. Поэтому рассчитывать на замену отпуска 2019-2022 годов на денежную выплату сотрудник не может.

Возникает вопрос: в каких же случаях тогда можно требовать компенсацию за отпуск, оставшийся от прошедших лет работы в фирме? Только в том случае, если сотрудник имеет право на удлиненный или дополнительный отпуск (например, работающие инвалиды и др.).

ВАЖНО! Даже если компания-работодатель не обязана предоставлять увеличенный отпуск сотруднику в силу прямых требований ТК РФ, она вправе сделать это самостоятельно, закрепив такой отпуск в локальном НПА (к примеру, по достижении какого-либо количества лет стажа работы в фирме отпуск сотрудника увеличивается на некоторое количество дней).

Как рассчитывается компенсация за отпуск без увольнения в 2022 году?

ТК РФ не указывает, какой конкретно размер компенсации фирма должна выплатить сотруднику за каждый день неотгулянного отпуска, но устанавливает методику расчета.

Как и в случае с оплатой оставшихся дней отпуска при увольнении в нашей ситуации, если сотрудник не покидает компанию, компенсация рассчитывается также на основании данных о заработке специалиста в среднем за 1 рабочий день:

К_{неотг.отп.} — размер денежной компенсации;

К_зам.дн.. — количество отпускных дней, вместо которых будут выплачены деньги;

СРЗП — средняя заработная плата сотрудника за 1 рабочий день.

Наибольшие трудности на практике вызывает расчет в целях данной компенсации среднего заработка сотрудника в день. Он определяется по формуле:

ЗП_{начисл.} — совокупный размер выплат (зарплата, премии и т. д.), которые работодатель начислил сотруднику за рассматриваемый период;

К_уч.дн. — количество дней (календарных), которые принимаются в расчет при исчислении средней заработной платы сотрудника за 1 рабочий день.

При этом количество дней, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты сотрудника, например, за 2022 год, по-разному рассчитывается для полного и неполного месяцев работы:

если месяцы отработаны полностью, то К_уч.дн. принимается равным количеству месяцев работы, умноженному на 29,3 (среднее количество календарных дней в месяце);
если некоторые месяцы 2022 года отработаны не полностью, то они принимаются в пропорции (отношение количества дней в месяце, в течение которых сотрудник фактически выполнял свои служебные обязанности, к общему количеству дней в таком месяце). И далее такая пропорция по каждому не полностью отработанному месяцу умножается, как и в случае с полным месяцем, на 29,3.

Налоговые последствия выплаты компенсации за отпуск без увольнения

Денежные выплаты вместо неиспользованных дней отпуска — это, несомненно, выплаты, связанные с наличием трудовых отношений между компанией и специалистом.

По общему правилу все выплаты работодателя работнику подлежат налогообложению НДФЛ. НК РФ содержит специальные исключения в этой части: перечень выплат, не облагаемых НДФЛ. Рассматриваемые компенсации в их числе не называются. Следовательно, начислить НДФЛ придется (абз. 6, 7 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, на сумму компенсаций работающим сотрудникам за неиспользованные дни отпуска следует начислить и соответствующую сумму страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

А вот с налогом на прибыль ситуация обстоит лучше: в расходах величину такой компенсации учесть можно, поскольку это предусмотрено п. 8 ст. 255 НК РФ. Однако при этом нужно учитывать, что в расходах можно учесть только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней (письма Минфина РФ от 24.01.2014 № 03-03-07/2516, от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46713).

Замена отпуска денежной компенсацией

Наряду с пониманием методики исчисления размера денежной компенсации вместо отпуска, а также налоговых последствий ее выплаты компания должна четко представлять, какие основные шаги необходимо предпринять, чтобы такую компенсацию сотруднику выплатить.

Часто работники отгуливают оставшийся отпуск и сразу после него увольняются.

Для начала необходимо, чтобы сотрудник обратился к работодателю с соответствующим заявлением.

После того как заявление будет получено, руководство компании должно принять решение: предоставлять компенсацию или нет.

Если было решено заменить неиспользованный отпуск определенной денежной суммой, то далее организации следует сформировать соответствующий приказ в произвольной форме.

ВАЖНО! В таком приказе в обязательном порядке должны быть указаны сведения о сотруднике, количество дней отпуска, которые работодатель собирается компенсировать деньгами, а также ссылка на основание для выплаты такой компенсации (соответствующее заявление работника).

Далее следует не забыть отразить факт замены неиспользованных дней отпуска денежной выплатой в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В частности, в разделе VIII «Отпуск» такой карточки необходимо указать основание (к примеру, дополнительный отпуск) для предоставления компенсации, а также сослаться на составленный приказ руководителя по данному сотруднику.

После чего факт замены отпуска денежной выплатой нужно зафиксировать в графике отпусков с тем, чтобы не допустить путаницы в будущем. В графике в качестве примечания (графа 10) нужно указать, сколько дней было компенсировано деньгами, а также привести реквизиты приказа руководителя

Как правильно составить заявление на компенсацию неиспользованного отпуска?

У сотрудника, желающего получить вместо неиспользованного отпуска определенную денежную сумму, могут возникнуть вопросы, в частности, в отношении заявления на такую компенсацию. Как его составить? Есть ли какие установленные законом требования к заявлению?

Ни ТК РФ, ни российское законодательство о бухгалтерском учете специальных требований к заявлению работника не предъявляют. Важно лишь то, чтобы такое заявление было написано на имя руководителя организации. Остальное, в том числе форма и содержание заявления, может быть любым, на усмотрение сотрудника.

Заполненный образец заявления на компенсацию отпуска вы можете сказать на нашем сайте.

Итоги

Таким образом, сотрудникам в 2022 году важно помнить, что если за 2019 год у них осталось больше 28 неотгулянных дней отпуска, то вместо этих дней можно попросить работодателя выплатить денежную компенсацию. Работодателю же нужно знать, что выплатить такую компенсацию — его право, а не обязанность. Кроме того, некоторым группам лиц (например, беременным женщинам) заменить отпуск денежной выплатой нельзя.

Важно также понимать, что выплата такой компенсации будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, однако законодатель позволяет учесть ее в расходах по налогу на прибыль. Не менее важно для работодателя помнить, как корректно рассчитать размер такой компенсации и документально оформить ее выплату (приказом руководителя на основании заявления работника).

Как заменить неиспользованный отпуск компенсацией

Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией? В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска? Может ли работник настаивать на выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при условии, что он продолжает работать в организации? В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы?

О предоставлении отпуска

По правилам ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в ст. 3 Конвенции МОТ №-132 «Об оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от 01.07.2010 №-139-ФЗ и вступила в силу 6 сентября 2011 года.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В исключительных случаях с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год, если отпуск не был использован им в текущем году (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без его заявления, так как отпуск предоставляется на основании графика отпусков, а не на основании заявления работника.

Работник подает заявление, касающееся отпуска, когда у него есть право:

на досрочное предоставление отпуска;
на выбор времени отпуска;
на продление или перенос отпуска (например, в случае болезни).

В Письме от 08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот вопрос решается по соглашению между работником и работодателем или на основании графика отпусков. Если сотрудник не использует все отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении.

Если по каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды, за ними сохраняется право на использование всех полагающихся им ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 114, 122, 124 ТК РФ).

На практике нередко встречается ситуация, когда работник сознательно не уходит в очередной отпуск, а затем требует выплатить ему денежную компенсацию. Такое требование необоснованно (при условии, что работник продолжает работать в организации), и работодатель не вправе выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск.

Может ли работник настаивать на выплате компенсации за неиспользованный отпуск при его переводе из головной организации в филиал? В данном случае также отсутствуют основания для выплаты компенсации. Дело в том, что филиал не является юридическим лицом, следовательно, у сотрудника остается прежний работодатель – головная организация.

Нужно помнить, что нарушение законодательства о труде
и об охране труда влечет наложение административного штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;
на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска?

Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Например, работник был принят на работу в организацию 10 января 2013 года. В силу различных причин ему не предоставлялись ежегодные отпуска до 2016 года. По графику с 1 июля работнику предоставляется 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска за рабочий период с 10 января 2016 года по 9 января 2017 года. По заявлению работника к этому отпуску присоединяется ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней за рабочий период с 10.01.2015 по 09.01.2016. Затем в сентябре работник планирует использовать очередной отпуск за рабочий период с 10.01.2013 по 09.01.2014.

В отличие от календарного года, рабочий год исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, действуют в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (Письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1)).

О замене неиспользованного отпуска компенсацией

Следует отметить, что 28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в соответствии с ТК РФ обязан предоставлять работнику для отдыха в течение каждого года работы (ст. 115 ТК РФ). Претендовать на компенсацию части отпуска может только тот работник, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на удлиненный основной отпуск и (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).

Как известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст. 116 ТК РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а именно работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеющим особый характер работы;
с ненормированным рабочим днем;
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а также при самостоятельном установлении работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с определением порядка и условий их предоставления в коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.

Частью 2 ст. 116 ТК РФ предусмотрено право работодателя с учетом своих производственных и финансовых возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не определено ТК РФ и другими федеральными законами. Порядок и условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В случаях, не связанных с увольнением работника, по его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

В период работы замена отпуска денежной компенсацией возможна только в той его части, которая превышает 28 календарных дней.

Часть 2 ст. 126 ТК РФ содержит уточнение, согласно которому при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Формулировка «может быть заменена» в ст. 126 ТК РФ подразумевает, что выплата денежной компенсации при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Следовательно, работодатель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника о выплате ему компенсации и настаивать на фактическом использовании всего отпуска.

В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не распространяются:

на беременных женщин;
на работников в возрасте до 18 лет;
на работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

По общему правилу замена отпуска компенсацией для названных категорий работников возможна при увольнении (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

Статьей 117 ТК РФ предусмотрено, что на основании отраслевого (меж-отраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч. 2 этой статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые предусмотрены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.

Организация не вправе выплатить компенсацию, не связанную с увольнением, за неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотруднику, который ранее пострадал вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. В Решении от 30.07.2007 № ГКПИ07-615 Верховный суд указал, что дополнительные дни отдыха для таких работников являются мерой социальной поддержки и предоставляются ежегодно. Они не связаны с выполнением трудовых обязанностей и предоставляются независимо от того, содержатся ли соответствующие положения в трудовом договоре.

Минтруд в Письме от 26.03.2014 № 13-7/В-234 также отметил, что компенсация за неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск в такой ситуации не предусмотрена.

Следует помнить, что компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается независимо от основания для увольнения. В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (Письмо Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ).

С учетом норм п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, а также писем Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ, от 02.07.2009 № 1917-6-1 при расчете компенсации за неиспользованный отпуск излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

Количество не использованных за время работы дней отпуска определяется из расчета 2,33 дня отпуска за месяц (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Однако, если в организации локальными нормативными актами установлено округление количества дней неиспользованного отпуска, округление необходимо производить не по правилам арифметики, а в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).

Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск

По общему правилу компенсация за неиспользованный отпуск определяется исходя из среднего заработка, рассчитываемого в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо умножить количество неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок.

Количество неиспользованных дней отпуска за рабочие годы (за исключением года увольнения), в которых отпуск был использован не полностью, можно рассчитать по формуле:

Количество неиспользованных дней отпуска

Количество отработанных лет

Количество полагающихся работнику дней отпуска за год

Количество использованных дней отпуска

Количество неиспользованных дней отпуска в году увольнения (если работник в последний рабочий год отработал меньше 11 месяцев) определяется следующим образом:

Количество неиспользованных дней отпуска

Количество дней отпуска, положенных работнику за рабочий год

Количество месяцев работы в организации

Если в году увольнения отпуск был частично использован, из полученного результата необходимо вычесть количество использованных дней отпуска за этот период.

Если в последний рабочий год работник отработал 11 месяцев, но меньше года (без учета округления в большую сторону), он имеет право на компенсацию за полный ежегодный оплачиваемый отпуск за вычетом компенсации за использованные за этот год дни отпуска (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Пример.

Работник устроился на работу в организацию 10.01.2013, а уволился 11.06.2016.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. За время работы в организации работник использовал:

14 календарных дней отпуска – в сентябре 2013 года;
28 календарных дней отпуска – в июле 2014 года.

Средний дневной заработок – 2 750 руб.

Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск.

Сначала определим количество неиспользованных дней отпуска:

за рабочий год с 10.01.2013 по 09.01.2014 – 14 дней (28 – 14);
за рабочий год с 10.01.2014 по 09.01.2015 – отпуск использован полностью;
за рабочий год с 10.01.2015 по 09.01.2016 – 28 дней (отпуск за рабочий год не использован);
за период с 10.01.2016 по 11.06.2016 – 12 дней (после округления)
(28 дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,67 дн.).

Общее число дней неиспользованного отпуска – 54 (14 + 28 + 12).

Сумма компенсации за не использованный работником отпуск при увольнении – 148 500 руб. (2 750 руб. х 54 дн.).

Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы? Независимо от того, выплачивается ли компенсация при увольнении работника или производится выплата по его письменному заявлению за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, данная компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС по общему правилу (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ1, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ2).

В справке 2-НДФЛ сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается с кодом дохода «4800» (Письмо ФНС РФ от 08.08.2008 № 3-5-04/380@).

Итак, в заключение перечислим основные моменты:

работодатель обязан учитывать неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков;
если работнику ежегодно положено по ТК РФ только 28 дней отпуска, независимо от продолжительности не использованных им отпусков денежную компенсацию он может получить лишь при увольнении (ст. 127 ТК РФ);
в некоторых случаях замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков) не допускается;
нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет привлечение работодателя к административной ответственности.

1 Федеральный закон от 24.07.2009 №?212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

2 Федеральный закон от 24.07.1998 №?125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».